Hromadná korespondence je úhledný trik pocházející z aplikace Outlook, který umožňuje pořizovat data z externího zdroje, jako jsou Tabulky Google, a vytvářet přizpůsobené e-maily více příjemcům. Pokud provozujete malou firmu nebo chcete propagovat událost, je to skvělý způsob, jak hromadně posílat e-maily lidem, a to tak, že to vypadá, že jste každého poslali osobně. Tento osobní kontakt může mít vážný pozitivní dopad na reakce.
Podívejte se také na náš článek Jak předat více e-mailů najednou v Gmailu
Neznám nikoho, kdo nemá účet Gmail. Ať už to používají hodně nebo ne, většina z nás má nějaký účet Google se všemi funkcemi, které s sebou přináší. Gmail je tedy logickým místem pro nastavení takové kampaně. Ukážu vám, jak tady.
Pro efektivní využití hromadné korespondence potřebujeme šablonu plnou e-mailových adres, jmen a příloh. Toto jsou údaje, které Gmail vytáhne za účelem vytvoření poštovní kampaně za vás. Než nastavíme kampaň, musíme do těchto údajů vyplnit list Google. Poté nakonfigurujeme Gmail, aby jej používal.
Používejte hromadnou korespondenci pro Gmail
Aby to fungovalo, budete potřebovat doplněk Mail Merge pro Tabulky Google. Nainstalujte si ji a my jsme rádi.
Nejprve musíme vytvořit tabulku, ze které Gmail stahuje data pro sloučení.
- Otevřete list Google, vyberte doplňky a hromadnou korespondenci s přílohami.
- Chcete-li vytvořit zdroj hromadné korespondence, vyberte Vytvořit šablonu sloučení. Šablona by měla obsahovat křestní jméno, příjmení, e-mailovou adresu, přílohy, plánované datum a stav. V případě potřeby můžete přidat další sloupce.
- Vraťte se zpět do nabídky Hromadná korespondence s přílohami a vyberte Importovat Kontakty Google. Pokud chcete, můžete ručně přidat nebo zkopírovat a vložit data do šablony.
Pokud chcete zahrnout přílohy, můžete vložit odkaz přílohy z Disku Google do sloupce Přílohy k souborům. Samozřejmě budete muset nejprve ověřit, zda je skutečná příloha na Disku Google. Pokud potřebujete připojit více souborů, oddělte každou adresu URL čárkou.
Pokud chcete naplánovat e-maily, přidejte do sloupce Naplánované datum datum a čas. Formát bude mm / dd / rrrr hh: mm.
Nastavte Gmail
Nyní byla vyplněna šablona hromadné korespondence, abychom mohli nakonfigurovat Gmail. Je třeba nakonfigurovat e-mail tak, aby zavolal určitá data z šablony Google Sheet.
- Otevřete nový e-mail v Gmailu.
- Na první řádek své e-mailové adresy přidejte „Vážený pane {{Křestní jméno}}“. Můžete změnit „Vážení“ pro vše, co je pro vaše publikum nejvhodnější. To je jen ukázat. Můžete také použít {{Salutation}} a přidat do svého listu Google sloupec Salutation, aby se vaše e-maily skutečně přizpůsobily.
- Podle potřeby vyplňte zbytek těla e-mailu.
- Podle potřeby přidejte přílohy.
Nyní byste měli mít e-mailovou šablonu, která má základní text a veškeré přílohy. Magie hromadné korespondence se stane, když vyberete příkaz. Automaticky upraví všechna nastavení mezi {{a}} s odpovídajícími sloupci v tabulce. Můžete je přidat tolik, kolik potřebujete, pokud zkopírujete název sloupce přesně a umístíte je mezi dvojité závorky.
Na obrázku vidíte, že jsem do e-mailu s názvem „společnost“ přidal záznam. Dokud budu odrážet, že přesně v záhlaví sloupce tabulky, včetně malého prvního písmene, hromadná korespondence bude data stahovat do pošty.
Přitahování vše dohromady
Nyní máme zdrojovou šablonu a náš návrh e-mailu, je čas, aby se magie stala.
- Přejděte do svého listu Hromadná korespondence Google.
- V nabídce Hromadná korespondence s přílohami vyberte Spustit hromadnou korespondenci.
- Vyberte koncept Gmailu, který jste vytvořili, a vyberte Spustit.
Pokud jste nepřidali naplánované datum, e-maily budou odeslány okamžitě. Pokud jste přidali naplánované datum, budou e-maily odesílány podle této položky. Stačí zkontrolovat poštovní schránku odeslané a zjistit, které byly odeslány, a znovu zkontrolovat šablonu.
Hromadná korespondence funguje bezchybně, ale pokud byste ji chtěli nejprve vyzkoušet, vytvořte šablonu hromadné korespondence, která obsahuje pouze vaše údaje, a zavolejte to ve své poště v Gmailu. Uvidíte, jak to vypadá a ujistěte se, že máte správnou syntaxi. Navrhoval bych to udělat poprvé, když pošlete spoustu e-mailů, ale není to vždy nutné, jakmile se dostanete na kloub věcí.
Použili jste hromadnou korespondenci ke komunikaci s lidmi? Pracujete dobře? Máte nějaké problémy? Řekněte nám o své zkušenosti níže.
