Inbox Zero ve zkratce znamená, že na konci dne se zúčastnila každá důležitá zpráva ve vaší e-mailové schránce, která byla důležitá, a poté byla smazána nebo přesunuta do archivní složky.
Pokud během dne kontrolujete svůj e-mail poměrně pravidelně, ať už z vašeho počítače, pracovního počítače nebo smartphonu, můžete svůj e-mail použít jako jednoduché připomenutí úkolu; jak se to dělá, je velmi snadné.
Krok 1: Kdykoli máte úkol, který musíte udělat, napište a pošlete e-mail sobě. Pravděpodobně ani nemusíte vkládat do těla zprávy nic a pouze pomocí předmětu zadejte seznam úkolů, které je třeba udělat.
Krok 2: Po dokončení úkolu odstraňte e-mail.
A je to. Není třeba se hádat s aplikací kalendáře / plánovače nebo ukládat výpis úkolů jinde, kde na to pravděpodobně zapomenete. Stačí si poslat email a funguje to skvěle.
Důležité: Funguje to pouze tehdy, pokud svou doručenou poštu pravidelně udržujete „čistou“.
Pokud právě máte v doručené poště spoustu zpráv a necháte je tam, pak pro vás nebude fungovat metoda Inbox Zero. Než začnete e-mailem připomínat úkoly, abyste dělali věci, musíte nejprve přesunout veškerou poštu do jiné složky.
V Gmailu je to snadné, protože existuje funkce „Archivovat“, ale v jiných poštovních systémech, jako jsou Hotmail a Yahoo! Pošta, musíte nejprve vytvořit složku a poté přesunout veškerou poštu. Naštěstí je to velmi snadné.
Vytvořte složku s názvem Uložená nebo Archivovaná , pak jednoduše vyberte veškerou starou poštu a přesuňte ji tam, pokud…
… Máte v doručené poště několik tisíc e-mailů. Pokud je tomu tak, je pravděpodobné, že nebudete moci přesunout veškerou poštu najednou. Pokud to zkusíte, webmail systém se s největší pravděpodobností „zavěsí“ a / nebo vám může plivat chybu na vás.
Nejlepší postup, který je třeba provést, je přesunout maximálně 500 až 1 000 zpráv najednou do složky Uloženo / Archivováno. Pokud to nemůžete udělat snadno, je zde řešení pro webmail systémy, které obsahují zprávy „po stránce“ (což je skoro všechno):
1. Ve složce Doručená pošta zvýrazněte zprávu v horní části seznamu tím, že uchopíte myš a zaškrtnete její políčko. Neotevírejte e-mail. Stačí jen vybrat, aby bylo zaškrtnuto.
2. Stiskněte klávesu PageDown (někdy označenou jako Pg Dn ) na klávesnici 5krát SLOWLY. Při tom počítejte jednu stránku mezi každou stránku. Stiskněte PageDown a řekněte „jeden-tisíc“, pak znovu PageDown a řekněte „dva-tisíc“ atd. Důvodem, proč to musíte udělat pomalu, je to, že webmail systém bude dotazovat zprávy pro každou stránku zobrazených e-mailů a to trvá vteřinu, než se zobrazí všechny řádky předmětu. Pokud stisknete PageDown příliš rychle, webmail systém se „zavěsí“. To se děje bez ohledu na to, který webový systém používáte.
3. Stiskněte a podržte klávesu SHIFT.
4. Klikněte levým tlačítkem myši na poslední zprávu ve spodní části aktuální stránky e-mailů, které si prohlížíte, a poté pusťte SHIFT.
V tomto okamžiku byste měli mít vybráno 5 úplných stránek e-mailů.
5. Zvolte funkci webmail pro přesun zpráv do složky Uložené / Archivované. Nad seznamem zpráv by měl být způsob, jak přesunout poštu. Například v Hotmailu existuje možnost „Přesunout do“, na kterou lze kliknout. V Yahoo! Pošta obsahuje ikonu „Přesunout do složky“ (hned vedle tlačítka „Spam“). Použijte jej k přesunutí pošty do složky Uložené / Archivované. Poznámka: Nepokoušejte se zprávy přetahovat přímo do složky. Pokud je vybráno tolik zpráv, příkaz move obvykle nefunguje, proto se doporučuje metoda tlačítka.
Opakujte kroky 1 až 5, dokud se vaše doručená pošta nevymaže, a pak jste připraveni vyzkoušet metodu Inbox Zero, protože vaše doručená pošta je „prázdná břidlice“ a je připravena jít.
Chápu, že pro některé z vás je čas vyčistit doručenou poštu a dostat veškerou poštu do složky Uložené / Archivované, ale věřte mi, že to stojí za to - pokud z jiného důvodu, než aby byl váš e-mail lépe spravovatelný.
