E-mail je naprosto nezbytný pro práci v 21. století, od komunikace mezi členy týmu až po plánování projektů v příštích měsících. Problém je samozřejmě v tom, že ve věku chytrých telefonů a tabletů je zdánlivě nemožné odpojit se od práce na jakoukoli dobu. E-mail na vašem smartphonu je v podstatě požadavkem pro většinu společností, ale to znamená, že váš zaměstnavatel se na vás může v zásadě kdykoli obrátit. Každý si zaslouží přestávku od práce a času daleko od e-mailů, hovorů a všech těch komunikačních médií, které je pro nás těžké zanechat. Ať už jste na dovolené nebo jen chcete nějaký čas strávený s rodinou nebo přáteli, nastavení zprávy mimo kancelář je prvním krokem k opuštění práce na chvíli. Zde je návod, jak to udělat.
Viz také náš článek Dropbox Vs Disk Google - což je lepší?
Proč se obtěžovat zprávou mimo kancelář?
Nastavením zprávy mimo kancelář nemusí být váš šéf šťastný, ale přinejmenším to umožní všem ve vaší pracovní komunitě a cizincům, kteří se vás snaží kontaktovat. Proč je tedy důležité nastavit zprávu mimo kancelář? Ve skutečnosti existuje několik důvodů:
Je dobré chovat kolegy, manažery a zákazníky, že jste po určitou dobu mimo kontakt. To platí zejména, pokud jste na dovolené déle než pár dní.
Je to profesionální . Pokud někdo potřebuje vaši pomoc s něčím, nebo má zákazník dotaz, pomůže jim to, že mu dáte vědět, že nejste po určitou dobu. Vědí, že musí počkat, až se vrátíte, nebo se k vám může obrátit. Oba pomáhají podnikání i vám.
Říká lidem, aby vás netrápili . Pokud nastavíte zprávu mimo kancelář, lidé vědí, že jste na dovolené, přičemž si berete osobní čas nebo cokoli. Poté je méně pravděpodobné, že vám budou volat nebo SMS.
To dává vašemu šéfovi ještě méně věcí na stížnost . Pokud pracujete pro náročného šéfa a chcete se stáhnout, budete mít odpor. Přesto, pokud hrajete hru a jednáte profesionálně, je jen velmi málo, co mohou udělat z pohledu disciplíny.
Pokud existuje jedna věc, která je důležitá, pokud jde o práci, je to, že vždy zastupujete sebe jako profesionála v nejvýznamnějším slova smyslu.
Nastavit aplikaci Outlook mimo kancelář
Nastavení odpovědi na zprávu mimo kancelář se mírně liší v závislosti na tom, zda používáte aplikaci Outlook 2016 nebo starší nebo Outlook v rámci Office 365. Pokryju oba.
Outlook 2016 a starší
V tomto procesu je poměrně málo kroků, ale je to docela jednoduché.
- Vytvořte nový e-mail a napište svou odpověď mimo kancelář. Zahrňte do předmětu mimo kancelář, ale ponechte cíl prázdný.
- Vyberte Soubor a Uložit jako.
- Uložit jako šablonu aplikace Outlook, kde je uvedeno Uložit jako typ.
- Vyberte Spravovat pravidla a upozornění a vyberte účet, pro který chcete zprávu použít.
- Vyberte Nové pravidlo.
- Vyberte Použít pravidlo pro zprávy, které dostávám, a stiskněte Další.
- V poli Komu vyberte možnost Kde je moje jméno a stiskněte Další a poté potvrďte vyskakovací okno.
- Vyberte odpověď pomocí konkrétní šablony a klikněte na textový odkaz ve spodním panelu.
- Vyberte šablonu, kterou jste vytvořili dříve, a vyberte Otevřít. Klepněte na tlačítko Další.
- Vyberte kromě případů, kdy se jedná o automatickou odpověď, abyste se vyhnuli odesílání automatických odpovědí na automatické odpovědi. Klepněte na tlačítko Další.
- Dejte pravidlu smysluplný název a ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko Zapnout toto pravidlo.
- Vyberte Dokončit a poté OK.
Tím se vytvoří automatická odpověď mimo kancelář a nastaví se jako aktivní. Zatímco tento proces určuje účet, na kterém bude aktivní, můžete jej také nastavit jako aktivní pro všechny e-mailové účty. Když zapnete pravidlo v kroku 11, máte pod možností vybrat pravidlo, které bude aktivní ve všech účtech. Povolte toto, pokud potřebujete a uložte.
Vypněte Outlook mimo kancelář zprávu
Když se vrátíte z dovolené nebo cokoli, co musíte udělat, musíte si pamatovat, abyste autoreply vypnuli.
- Vyberte Soubor v aplikaci Outlook.
- Vyberte Spravovat pravidla a upozornění a vyberte Pravidla e-mailu.
- Vyberte účet a zrušte zaškrtnutí políčka vedle autoreply pravidla.
- Klepnutím na tlačítko OK uložte změny.
Nyní jste oficiálně zpět k broušení!
Nastavit zprávu mimo kancelář v Office 365
Účty Office 365 používají Exchange, kde účet Outlook využívá POP, IMAP nebo Exchange. Proces je do značné míry stejný, ale liší se natolik, že si vyžaduje vlastní průchod.
- V aplikaci Outlook vyberte soubor a automatické odpovědi.
- Vyberte možnost Odeslat automatické odpovědi.
- Pokud chcete, nastavte časový plán. To je užitečné pro zapomnětlivé typy, jako jsem já, kteří nechávají své autoreply aktivní, i když se vrátí.
- Zkontrolujte, zda je aktivní karta Uvnitř mé organizace, a přidejte svou zprávu.
- Vyberte Mimo moji organizaci a přidejte tam také relevantní zprávu. V závislosti na tom, kdo vám posílá e-maily z vnějšího světa, budete možná muset zkontrolovat Moje kontakty, jinak budou e-maily zasílány všem, včetně bulletinů, oznámení a dokonce i spamu.
- Pro dokončení aktivujte jednou OK.
Proces je o něco kratší než v aplikaci Outlook 2016, ale konečný výsledek je stejný. Schopnost nastavit časový plán je elegantní a jako uživatel aplikace Outlook 2016 doufám, že tato funkce brzy přinese tuto verzi.
Vypněte v kanceláři 365 zprávu mimo kancelář
Pokud nechcete používat časovač, vraťte se brzy nebo potřebujete zrušit zprávu mimo kancelář, můžete.
- Otevřete aplikaci Outlook a vyberte soubor.
- Vyberte Automatické odpovědi a zvýrazněte pravidlo mimo kancelář.
- Vyberte možnost Neodesílat automatické odpovědi.
Tím přestane Exchange okamžitě odesílat zprávy, takže se ujistěte, že jste připraveni odpovědět, jakmile je deaktivujete.
Nyní víte, jak nastavit aplikaci Outlook mimo kancelář, není žádná omluva, abyste si na práci neměli více času. Hodně štěstí!
