Nenávidíte to jen tehdy, když si chcete vzít pár dní volna a stále dostáváte spoustu e-mailů a telefonních hovorů od klientů nebo spolupracovníků? Jistě, mohli byste některým z nich vědět, že jste pryč, ale co když nekontrolují své schránky?
Viz také náš článek Jak automaticky přeposílat e-maily v aplikaci Outlook
Nemůžete komunikovat se všemi, i když pracujete, natož během svého volna. Je však pravděpodobné, že e-maily související s prací vás budou i nadále bavit, i když jste na dovolené. Naštěstí existuje způsob, jak všem oznámit, že nejste v určitém časovém rámci k dispozici.
Nastavení automatického respondéru
Pokud používáte aplikaci Microsoft Outlook, existuje velmi jednoduchá metoda, pomocí které můžete zabránit lidem v zádech. Říká se tomu automatická odpověď. V zásadě to znamená zaslat předem naprogramovanou odpověď každému, kdo vás kontaktuje během vašeho volna.
To lze nastavit jen minuty, hodiny nebo dokonce dny nebo měsíce předem. Odesláním automatické odpovědi můžete zajistit, že nebudete dostávat desítky pracovních e-mailových oznámení každý den, ať už trávíte kvalitní čas se svou rodinou nebo jste na nějaké slunné pláži.
Zde je návod, jak nastavit automatickou odpověď v aplikaci Outlook a v případě potřeby ji vypnout.
Automatické nastavení odpovědí
- Klikněte na tlačítko Odeslat automatické odpovědi.
- Zaškrtněte políčko Odeslat pouze během tohoto časového období.
- Zadejte počáteční datum a datum ukončení, aby vaše automatická odpověď poskytla potřebné parametry. Použijte přitom pole Čas začátku a Čas konce.
Pravděpodobně jste si všimli, že existují dvě karty:
- Uvnitř mé organizace
- Mimo moji organizaci
Kliknutím na pole Inside My Organization se všechny automatické odpovědi zasílají na e-mailové adresy registrované organizaci, ve které pracujete (např. Vaše univerzita nebo společnost). Musíte pouze napsat zprávu a uložit ji kliknutím na OK.
Možnost Mimo moji organizaci je určena pro externí e-mailové adresy. Zde je návod, jak jej použít k nastavení automatické odpovědi:
- Nejprve vyberte kartu Mimo moji organizaci.
- Zaškrtněte možnost Automatická odpověď u osob mimo vaši organizaci. Lze nastavit odesílání e-mailů pouze osobním kontaktům nebo všem mimo organizaci.
- Do textového pole zadejte zprávu a upravte ji libovolným způsobem.
- Nastavte počáteční a konečný čas stejně jako u vlastních odpovědí.
- Klepnutím na tlačítko OK zprávu uložte.
A co proces deaktivace?
Chcete-li deaktivovat své odpovědi mimo kancelář, musíte postupovat podle jednoduchého postupu. Nejprve byste měli kliknout na kartu Soubor, poté na kartu Informace a poté na tlačítko Automatické odpovědi.
Zaškrtněte dvě možnosti:
- Neposílejte automatické odpovědi
- Odeslat automatické odpovědi
Vyberte první možnost a funkce automatické odpovědi se vypne. Musíte to udělat pro interní i externí odpovědi.
Závěrečné slovo
Upozorňujeme, že pokud chcete pokračovat v odesílání automatických odpovědí lidem, budete muset nastavit nové datum a čas. Pokud je tato funkce vypnutá, je třeba opakovat kroky deaktivace a místo toho zvolit možnost Odeslat automatické odpovědi. To vám umožní znovu upravit pole časového rozsahu a nastavit odchozí zprávu.
