Zjistíte, že často musíte psát jeden e-mail několikrát za sebou, abyste jej mohli poslat jednotlivě více kontaktům? Pokud ano, může být automatickým respondérem skvělé řešení. Umožňuje nastavit automatickou odpověď, která bude odeslána jako odpověď na veškerou příchozí poštu.
Existuje mnoho situací, kdy by se to mohlo hodit. Pokud jste mimo kancelář, ať už na přestávku na oběd nebo na dovolenou, může to být skvělý způsob, jak odpovědět na poštu, aniž byste museli ve skutečnosti nic dělat.
Jak to funguje?
OS X Mail používá k vytváření automatických odpovědí různá pravidla a kritéria e-mailu. Pokud nastavíte všechny parametry správně, můžete mít velmi flexibilní způsob, jak reagovat na příchozí poštu, když jste mimo zařízení.
Pro odeslání zprávy můžete nastavit různá kritéria, která je třeba splnit. Můžete se rozhodnout odpovědět na veškerou poštu nebo pouze na konkrétní adresy, které zadáte. Kromě toho můžete také vytvářet různé zprávy pro různé kategorie odesílatelů, aby každý obdržel odpovídající odpověď.
Jak nastavit automatickou odpověď
Naštěstí není nastavení této funkce obtížné. Na první pohled to může znít komplexně, ale můžete si být jisti, že to dokážete, i když nejste technicky zdatný člověk. Zde jsou kroky, které musíte dodržovat:
- Otevřete aplikaci Pošta, přejděte do nabídky Pošta a vyberte možnost Předvolby.
- Jakmile uvidíte kartu Pravidla, klikněte na tlačítko Přidat pravidlo.
- Do pole „Popis“ napište název automatické odpovědi tak, abyste ji mohli snadno odlišit od ostatních. Můžete například zadat „Vacation Auto-Answer“.
- Vyberte kritéria, která musí být splněna. Můžete si vybrat, zda musí být splněna všechna kritéria, nebo jen jedno nebo více z těch, která jste nastavili.
Kritéria, která nastavíte, určí příjemce automatické odpovědi. Můžete například vybrat „Každá zpráva“ a odpovědět na veškerou příchozí poštu se stejnou zprávou. Můžete také nastavit konkrétní adresu zadáním e-mailové adresy, na kterou chcete odpovědět.
Kromě toho můžete jako příjemce automatické odpovědi vybrat své kontakty, předchozí odesílatele nebo VIP.
- V nastavení „Provést následující akci“ vyberte „Odpovědět na zprávu“ a poté klikněte na „Odpovědět na text zprávy“.
- Při psaní zprávy nezapomeňte uvést všechny potřebné informace. Pokud jste na dovolené, dejte lidem vědět, kdy mohou od vás očekávat hovor. Pokud nenastavíte konkrétní kategorii příjemců, nezveřejňujte příliš mnoho osobních údajů.
- Až budete se svou zprávou spokojeni, klikněte na „OK“. Pokud se vás aplikace zeptá „Chcete aplikovat svá pravidla na zprávy ve vybraných poštovních schránkách?“ vyberte možnost „Neuplatňovat“, protože to zabrání odesílání možná stovek e-mailových odpovědí na vaše stávající konverzace.
Až budete hotovi, můžete si poslat e-mail, abyste se ujistili, že automatická odpověď funguje. Pokud chcete, můžete také vytvořit složitější pravidla s konkrétními daty, poštu z vybraných domén a další.
Jak zakázat automatickou odpověď
Pokud již automatickou odpověď nepotřebujete, můžete ji deaktivovat několika kliknutími. Co musíte udělat:
- V aplikaci Pošta přejděte na „Pošta“ a poté klikněte na „Předvolby“.
- Přejděte na „Pravidla“ a zrušte zaškrtnutí políčka vedle automatické odpovědi, kterou jste vytvořili.
Pokud tak neučiníte, automatická odpověď zůstane aktivní, dokud bude povolena a bude otevřena aplikace Pošta. To může způsobit zmatek, takže tuto funkci deaktivujte, jakmile si budete jisti, že ji již nepotřebujete.
Závěrečné slovo
Automatická odpověď je skvělá funkce, která výrazně usnadňuje zpracování příchozí pošty. Pokud budete postupovat podle výše popsaných kroků, neměli byste mít problémy s jeho povolením v počítači Mac. Jakmile to uděláte, můžete si užít pryč od svého e-mailu a nechat aplikaci pracovat.
Přestože se tato funkce nejčastěji používá pro práci, může být velmi užitečná i pro osobní poštu. Kromě automatické odpovědi existuje mnoho dalších užitečných pravidel a kritérií, která můžete použít. Můžete si zvolit automatické mazání pošty, provádění určitých akcí v konkrétních datech, automatické předávání určitých zpráv a mnoho dalšího.
Nebojte se projít všemi dostupnými pravidly a najděte pravidla, která vám umožní automatizovat váš e-mail způsobem, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
