Pokud používáte sady G Suite - placená sada aplikací společnosti Google, která zahrnuje Gmail, Dokumenty, Disk a Kalendář pro organizace - můžete použít málo známou funkci, která vám umožní nastavit data vypršení platnosti pro sdílené soubory na Disku Google. Schopnost nastavit vypršení platnosti ve sdíleném souboru je užitečná pro dočasné sdílení dat s jinými týmy nebo externími dodavateli, aniž by jim poskytl neomezený přístup. Je to také skvělé pro sdílení návrhů projektů spolupráce, takže můžete zajistit, aby nikdo ve vašem týmu nechtěně nepřistupoval k zastaralé kopii vašich dat.
Soubor můžete samozřejmě kdykoli zrušit ručně, ale je třeba si pamatovat, abyste tak učinili pro každý sdílený soubor. Pokud sdílíte spoustu souborů se spoustou různých lidí, může se to rychle stát nepraktickým a to je místo, kde se nastavení automatických dat vypršení platnosti při prvotním sdílení souborů opravdu hodí. Zde je návod, jak nastavit data vypršení platnosti u sdílených souborů na Disku Google.
Omezení dat vypršení platnosti pro sdílené soubory na Disku Google
Nejprve si ujasníme, že funkce automatického vypršení platnosti je aktuálně k dispozici pouze pro uživatele placené služby G Suite. Toto není k dispozici pro uživatele účtu Google zdarma nebo pro ty, kteří stále používají starou bezplatnou verzi sady G Suite.
Rovněž se výše uvedené omezení vztahuje pouze na možnost nastavení sdílených dat vypršení platnosti na Disku Google. Uživatelé, kterým sdílíte soubor s datem vypršení platnosti, nemusí mít placený účet G Suite ani být součástí vaší organizace G Suite (přestože se musíte ujistit, že mají správná oprávnění pro vaše sdílené soubory, diskutováno dále).
Nastavení data vypršení platnosti pro sdílený soubor na Disku Google
Chcete-li začít, přihlaste se na svůj Disk Google a ujistěte se, že používáte správný účet G Suite.
Pokud již máte soubor otevřený, můžete také kliknout na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu.
Až budete soubor sdílet s příslušnými uživateli, klikněte na tlačítko Sdíleno s textem výše nebo na tlačítko Upřesnit v pravém dolním rohu. Ze zobrazeného seznamu uživatelů najeďte kurzorem na jednoho z uživatelů a zobrazí se ikona stopek / hodin.
Klikněte na tuto ikonu a z rozbalovací nabídky vedle položky Přístup vyprší požadované období vypršení platnosti:
Až budete hotovi, nezapomeňte kliknout na modré tlačítko Uložit změny a povolit tak automatické datum vypršení platnosti. Po dosažení tohoto data již nebude mít uživatel přístup k souboru. Chcete-li jim zabránit ve stahování a obcházení nastavení vypršení platnosti, ujistěte se, že jejich oprávnění jsou nastavena na Zobrazit nebo Komentář, a poté zaškrtněte políčko v dolní části okna sdílení s názvem Zakázat možnosti stahování, tisku a kopírování pro komentátory a diváky .
Vypršení platnosti sdílení můžete upravit nebo zrušit návratem do této nabídky, opětovným kliknutím na ikonu hodin a poté klepnutím na Zrušit platnost .
Mám sadu G, ale nevidím ikonu hodin
Pokud jste ve svém účtu provedli tyto kroky, ale nevidíte ikonu hodin / stopek, jak je popsáno výše, pravděpodobně nemáte kompatibilní účet G Suite. Jak již bylo zmíněno, společnost Google bohužel omezuje vytváření dat vypršení platnosti sdílených souborů na uživatele aktuální služby G Suite.
Společnost Google bohužel v průběhu let příliš neprozrazovala změny ve své službě, takže i když máte účet G Suite, mohl být vytvořen v rámci „starší“ služby G Suite od společnosti Google a není s tímto kompatibilní. Vlastnosti. Matoucí, že?
Nezapomeňte však, že k vytvoření dat vypršení platnosti sdílených souborů potřebujete pouze moderní účet G Suite. Pokud máte tento kompatibilní účet, můžete s ním sdílet a konfigurovat data vypršení platnosti pro jakýkoli typ účtu Google, a to v rámci vaší organizace i mimo ni.
