Pokud vaše organizace používá Dokumenty Google nebo G Suite nebo pracujete s organizacemi, které to dělají, vědět, kdo viděl, který dokument a kdy mohou být užitečné informace. Od zajištění toho, aby si všichni přečetli návrh, smluvní podmínky, vaše poslední podání, zásady a postupy nebo nějaký jiný důležitý dokument, aby byli schopni zjistit, kdo udělal co a kdy je nezbytnou součástí v jakékoli situaci, kdy záleží na odpovědnosti.
Viz také náš článek Jak nainstalovat vlastní písma pro Dokumenty Google
Až donedávna jste neviděli, kdo si prohlížel váš dokument Google. Viděli jste, kdo to editoval, ale ne kdo to jen přečetl. Pokud komentář neuložili, neupravili ani nezanechali, netušili jste, zda si určitá osoba vůbec přečetla nejnovější verzi dokumentu. Protože také můžete sdílet dokumenty Google s oprávněními jen pro čtení, můžete dokument sdílet s některými lidmi s úmyslem, že dokument zkontrolují, ale neprovedou žádné změny.
Pokud nyní pracujete v organizaci, můžete věci konfigurovat, abyste viděli, kdo si váš dokument Google prohlížel. Pokud používáte Dokument Google ve bezplatné verzi Google Apps, stále nevidíte, kdo si prohlížel váš dokument Google.
Google nedávno přidal možnost sledovat, kdo si prohlížel váš dokument Google do sady G Suite, což zahrnuje Google Apps a spolehlivý e-mailový hosting. G Suite je velmi oblíbený u malých a středních podniků, které chtějí nastavit e-mailový hosting pro doménové jméno společnosti.
Monitor aktivity G Suite
Pokud používáte sadu G Suite v rámci organizace a sdílíte dokument Google s ostatními pro spolupráci nebo jen pro čtení dokumentu, můžete pomocí nástroje Sledování aktivity zobrazit „historii zobrazení“ souboru Google Doc.
- Otevřete dokument Google, pro který chcete zobrazit historii zobrazení
- Poté v pravém horním rohu klikněte na ikonu šipky nahoru nahoru nebo přejděte do rozbalovací nabídky Nástroje
- Otevřete Monitor aktivity
- Poté klikněte na kartu Všechny prohlížeče vaší organizace
Tento proces vám umožní sledovat zobrazení v dokumentu, včetně data a času posledního zobrazení pro každého prohlížeče. Pokud ve vašem Dokumentu Google nevidíte možnost historie zobrazení, pravděpodobně to znamená, že jste přihlášeni do bezplatné verze Dokumentů Google, která je součástí každého účtu Google Apps, který získáte s účtem Gmail.
Trendy diváků a komentářů
Kromě toho, kdo viděl, kdo si prohlížel váš dokument Google a kdy Monitor aktivity také umožňuje sledovat trendy, kdy lidé váš dokument prohlíželi nebo komentovali.
Trendy diváků - zobrazuje sloupcový graf počtu jedinečných diváků v jakémkoli časovém období, které si vyberete od 7 dnů do „všech dob“
Trend komentářů - zobrazuje sloupcové grafy trendu komentářů v jakémkoli časovém období od 7 dnů do „všech dob“
Vypněte historii zobrazení
Tuto funkci můžete vypnout, pokud pracujete na důvěrném souboru nebo na něčem, co není pro veřejnou spotřebu. I když to nepřispívá k ochraně osobních údajů, je to nastavení, které uklidní mysl.
- Otevřete dokument Google
- Klikněte na šipku směřující nahoru v pravé horní části dokumentu nebo v rozevírací nabídce přejděte na položku Nástroje
- Otevřete Monitor aktivity
- V části Nastavení dokumentu přepněte Zobrazit historii zobrazení pro tento dokument
Podívejte se, kdo změnil váš dokument Google
Počítání zobrazení je užitečné pro zodpovědnost a pro zajištění toho, aby lidé, kterým pošlete dokument, aby si ho skutečně přečetli, ale kontrola verzí je důležitější. Obzvláště pokud pracujete v regulovaném odvětví. Řízení verzí je něco, co Dokumenty Google již nějakou dobu udělal, a ukáže, kdo dokument upravil, uložil nebo sdílel.
Pokud vás zajímá kontrola verzí nebo chcete zajistit, aby nikdo neprovedl změny, které by neměly bez uzamčení souboru dolů, můžete to zjistit.
- Otevřete dokument Google, který chcete sledovat
- Vyberte Soubor a Historie verzí
- Vyberte možnost Zobrazit historii verzí
Na pravé straně obrazovky by se mělo zobrazit posuvné okno, ve kterém bude zobrazeno každé uložení a úpravy daného dokumentu. V závislosti na nastavení sady G Suite nebo Dokumenty Google můžete tato data zobrazit také výběrem odkazu „Poslední úprava byla…“ v horní části dokumentu. To vás zavede přesně na stejné místo.
V tomto okně snímku byste také měli mít možnost zobrazit předchozí verzi dokumentu před provedením úprav. To je nezbytné pro správu verzí, protože máte audit trail o tom, jaké změny byly provedeny, kdy a kým. Je také užitečné, pokud jste provedli nějaké změny, spali na něm, změnili názor a chtěli byste je vrátit zpět.
Podívejte se, kdo sdílí váš dokument Google
Můžete také zjistit, kdo a kdy sdílí váš dokument Google. Můžete také vidět nastavení sdílení, abyste mohli lépe řídit přístup k dokumentu.
- Otevřete Disk Google a v pravém horním rohu vyberte kulatou ikonu „i“
- Z posuvníku, který se zobrazí vpravo, vyberte Aktivita
Měli byste zjistit, zda je dokument sdílen, nebo kdo byl naposledy sdílen, kdo dokument naposledy upravil a kdy byla na něm provedena poslední akce. Je to stručné, ale řekne vám, co potřebujete vědět.
Můžete také zkontrolovat z dokumentu výběrem Sdílet. Ve vyskakovacím okně se zobrazí jména jednotlivců. Pokud existuje více lidí, vyberte jméno a zobrazí se seznam všech jmen.
Takto můžete zjistit, kdo si váš dokument Google prohlížel, jak jej změnil, sdílel nebo jakýmkoli způsobem s ním interagoval. Funguje to pouze pro G Suite a Dokumenty Google registrované u organizací a ne jednotlivců, ale funguje to!
