Ať už pro obchodní nebo osobní použití, kalendář aplikace Outlook může být nejúčinnějším nástrojem pro správu času. Můžete snadno organizovat a sdílet svůj plán s ostatními a můžete si prohlédnout kalendáře jiných lidí, abyste se ujistili, že jste všichni na stejné stránce, pokud jde o termíny.
Viz také náš článek Jak synchronizovat Kalendář Google s aplikací Outlook
V aplikaci Outlook existuje mnoho funkcí, které usnadňují spolupráci, ale to neznamená, že je dokonalá. Pokud vás zajímá, kdo se dívá na váš kalendář, můžete narazit na některá omezení.
Vidíte, kdo si prohlížel váš kalendář?
Odpověď na tuto otázku zní „ano a ne“. Přestože je tato funkce do určité míry dostupná, ve skutečnosti vám nenabízí všechny potřebné informace.
Pokud nejste správce kalendáře, neexistuje způsob, jak zjistit, kdo se podíval na váš kalendář. A pokud jste administrátor, jediné, co vidíte, je poslední účet, který se do něj přihlásil. Jakmile se jiný kalendář podívá na kalendář, předchozí se stane neviditelným, takže neexistuje žádný způsob, jak vidět úplný seznam lidí, kteří se na něj podívali.
Nejblíže je zkontrolovat, kdo vidí váš kalendář. Můžete to udělat tak, že přejdete na Sdílet> Oprávnění kalendáře. Uvidíte úplný seznam lidí, kteří mají přístup k vašemu kalendáři, a typ přístupu.
Jak vypadá váš kalendář ostatním?
Způsob, jakým ostatní uvidí váš kalendář, závisí na informacích, které se s nimi rozhodnete sdílet. Pokud se nerozhodnete sdílet podrobnosti o své činnosti, jediná věc, kterou uvidí, je, zda jste volní nebo zaneprázdnění.
Pokud se rozhodnete svůj kalendář sdílet s ostatními národy, budou moci zobrazit všechny podrobnosti vašich schůzek. Pokud chcete omezit přístup k některým podrobnostem, můžete nastavit konkrétní schůzky na Soukromé.
Při sdílení kalendáře si můžete vybrat různá přístupová oprávnění. Pokud například vyberete Úplné podrobnosti, lidé uvidí předmět, čas, místo a všechny poznámky a podrobnosti, které jste zveřejnili v kalendáři.
Na druhé straně omezené podrobnosti zobrazí pouze předmět, čas a místo.
Kromě sebe můžete přiřadit editory a delegáty, kteří mohou oba upravovat vaše kalendáře. Delegáti mohou jednat vaším jménem sdílením různých údajů, jakož i zasíláním a odpovídáním na žádosti.
Jak otevřít kalendáře ostatních lidí?
Prohlížení kalendářů ostatních lidí v aplikaci Outlook je poměrně snadné a lze je provádět pouze několika kliknutími. Co musíte udělat:
- Na stránce Kalendář v aplikaci Outlook přejděte na Otevřít kalendář> Otevřít sdílený kalendář .
- Zobrazí se vyskakovací okno se jmény lidí, jejichž kalendář je vám k dispozici. Klikněte na Název … a poté vyberte jméno ze seznamu.
V závislosti na vašem přístupovém povolení uvidíte různé informace. Objeví se na pravé straně obrazovky a můžete si prohlížet až 30 kalendářů vedle sebe.
Jak delegovat přístup do kalendáře?
Pokud plánujete dovolenou, nebo pokud chcete, aby někdo spravoval váš kalendář z jakéhokoli důvodu, můžete tak učinit jmenováním delegáta. Jak již bylo zmíněno, delegáti mohou jménem manažera odesílat a přijímat žádosti o schůzku a upravovat různé položky v dokumentu.
Zde je návod, jak nechat někoho, jako je podřízený, ovládat váš kalendář:
- V zobrazení kalendáře přejděte do nabídky Soubor> Nastavení účtu a poté vyberte Přístup delegátů .
- Klikněte na Přidat a poté vyberte jméno ze seznamu nebo ho zadejte. Klikněte na jméno a přejděte na Přidat .
- V nabídce Delegate Permissions udělte svému delegátovi editorská oprávnění. Další věcí, kterou můžete udělat, je zavřít dialogové okno a vybrat jednu z následujících možností:
- Pouze moji delegáti, ale pošlete mi kopii žádostí o schůzku a odpovědi.
- Pouze moji delegáti.
Tím získáte dalšímu uživateli plný přístup k vašemu kalendáři a budete mít možnost vidět vše, co se děje s vaším plánem.
Spravujte svůj čas
Existuje celá řada možností, které vám umožní efektivně spravovat svůj čas pomocí aplikace Outlook. Kromě toho můžete svůj plán sdílet se svými členy týmu a podívat se na ně. Můžete organizovat všechny druhy projektů a sledovat pokrok.
Je něco jiného o aplikaci Outlook, které byste chtěli vědět? Neváhejte se podělit o své návrhy v komentářích níže.
