Správa dokumentů je jednou z nejdůležitějších věcí ve službě SharePoint. V podnikání se dokumenty často vyvíjejí. Mohou začít na OneDrive for Business a skončit na týmovém místě organizace. Dokumenty často mění umístění, proto je velmi důležité znát výhody a výstupy pohybujícího se dokumentu ve službě SharePoint.
Více způsobů, jak to udělat
Rychlé odkazy
- Více způsobů, jak to udělat
- 1. Průzkumník souborů
- 2. Přesunout do / Kopírovat do
- 3. Správa obsahu a struktury
- 4. Organizátor obsahu
- 5. Nástroj pro migraci SharePoint
- 6. Produkty třetích stran
- 7. Vlastní řešení
- Vyberte si svou metodu
Každý, kdo pracoval ve službě SharePoint, ví, že existuje mnoho způsobů, jak konkrétní úkol splnit. Přesouvání dokumentů není výjimkou. Ať už skončíte pomocí Průzkumníka souborů nebo nástroje pro migraci, záleží na řadě faktorů, jako je počet přesunutých dokumentů, důležitost uchovávání historie verzí, metadata a další.
1. Průzkumník souborů
Chcete-li přesunout dokument pomocí Průzkumníka souborů, otevřete knihovny cílového i zdrojového dokumentu (nezáleží na tom, zda se jedná o stejný web). V rozbalovací nabídce vyberte Průzkumník souborů . Tím se otevře zobrazení průzkumníka pro každou z knihoven. Použijte drag & drop pro přesun položek mezi dvěma pohledy průzkumníka.
Pokud zdrojové i cílové umístění mají definované typy obsahu, můžete přesouvat složky i soubory a zachovat si typy obsahu. Tato metoda také zachovává vlastní metadata, pokud jsou zdrojová i cílová umístění definována pomocí stejných metadat.
Proces je však ruční a je to spíše kopie než přesun, což znamená, že po přesunutí musíte odstranit zdrojové položky. Nezachová si historii verzí ani vytvořené, vytvořené, upravené a upravené vlastnostmi.
2. Přesunout do / Kopírovat do
Přestože jsou příkazy Přesunout do a Kopírovat do užitečné a jednoduché, jsou k dispozici pouze ve službě SharePoint Online. Tato možnost umožňuje přesouvat dokumenty z OneDrive for Business nebo SharePoint do místa určení v SharePoint nebo OneDrive. Vyberte soubor a klepněte na jeden ze dvou příkazů. Možnost Přesunout do přesune váš dokument s ochranou metadat a historie verzí do jiné složky ve stejné knihovně, do jiné knihovny nebo na jiný web.
Tato metoda je ideální pro koncové uživatele, protože je jednoduchá a přímá. Umožňuje kopírovat a přesouvat soubory i složky. Nejlepší je, že si zachovává typy obsahu, vlastní historii verzí metadat a vytvořené, vytvořené, upravené a upravené vlastnostmi. Příkaz Kopírovat do však zachovává pouze nejnovější verzi - hlavní nevýhodou je samozřejmě skutečnost, že tato metoda je exkluzivní pro SharePoint Online.
3. Správa obsahu a struktury
Pokud povolíte funkci infrastruktury publikování serveru SharePoint Server, uvidíte při přechodu na správu webu odkaz Spravovat obsah a strukturu. Pomocí této funkce můžete přesouvat / kopírovat dokumenty. Toto je jeden z nejlepších hacků, který vám pomůže přesunout více dokumentů současně při zachování historie verzí, vytvořených, vytvořených, upravených a upravených podle vlastností. Pomocí této metody se také zachovává typ obsahu a metadata.
Musíte však zapnout funkci publikování. Ani tehdy nebudete moci přesunout více složek. Snad největší nevýhodou této metody je, že musíte být vlastníkem stránek, abyste ji mohli používat. Jo, a funguje to pouze na jednom místě.
4. Organizátor obsahu
Jednoduše aktivujte funkci Organizátor obsahu a poté vyberte pravidla pro směrování, která chcete použít, a vložte dokument, který chcete přesunout, do drop-off knihovny. Tato metoda také umožňuje přesouvat dokumenty na jiné stránky. Konfigurace trvá chvíli, ale musíte to udělat pouze jednou. Zachovává také typy obsahu a vlastní metadata.
Přestože to nezachovává historii verzí a vyžaduje administrátora, má užitečnou funkci, která vám umožní nasměrovat dokument do složky.
5. Nástroj pro migraci SharePoint
Microsoft ví, že přesouvání dokumentů ve službě SharePoint může být trochu složitější. Z tohoto důvodu společnost přišla s bezplatným nástrojem pro migraci SharePoint. Tento nástroj zpracovává vše od malých až po velké migrace, které mohou zahrnovat soubory, složky a dokonce i seznamy z webu SharePoint. Položky jsou přesunuty do OneDrive nebo SharePoint.
Nejviditelnější výhodou této metody je schopnost nástroje zvládnout velké migrace. Je také velmi přizpůsobitelný a zachovává historii verzí. Není však kompatibilní s verzemi SharePoint před rokem 2013. Naproti tomu některé migrační produkty třetích stran jsou výrazně přizpůsobitelnější.
6. Produkty třetích stran
Většina kvalitních produktů pro migraci dokumentů třetích stran není zdarma, ale mají tendenci fungovat fantasticky, zejména u rozsáhlých migrací. Mají tendenci být škálovatelné a vysoce přizpůsobitelné. Většina z těchto produktů je schopna uchovat vše, včetně typů obsahu, metadat, všech vlastností a historie verzí.
Na druhou stranu tato metoda stojí peníze. Když vezmete v úvahu skutečnost, že platíte za nástroj, který vám pomůže s přesunem dokumentů, začnete se ptát, proč SharePoint dosud nepřichází s uživatelsky přívětivou možností. Další nevýhodou je, že produkty třetích stran vyžadují, aby je správce nakonfiguroval a spustil.
7. Vlastní řešení
Nakonec můžete kódovat vlastní řešení pomocí různých technik, jako je REST API. Koncový uživatel nemusí nic směrovat, můžete si přizpůsobit, jak se vám líbí, a můžete se ujistit, že vše je v dokumentech zachováno. Na druhé straně musíte být schopni kódovat a věnovat nějaký čas psaní a údržbě kódu, což může být zvláště obtížné v době aktualizace produktu.
Vyberte si svou metodu
Ve službě SharePoint existuje ještě více metod pro přesun dokumentů, ale ty by měly pokrýt většinu vašich potřeb. Zvažte nejdříve to, co potřebujete, a brzy budete přesně vědět, kterou metodu použít.
Kterou z těchto metod dáváte přednost? Už jste použili více než jednu? Diskutujte.
