Dokumenty Google představují revoluční způsob správy souborů a dokumentů v moderní době. Umožňuje vám okamžitě spolupracovat s různými uživateli a zároveň poskytuje přístup k informacím z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu.
Viz také náš článek Jak odstranit všechny dokumenty v Dokumentech Google
Při práci v Dokumentech Google - zejména pokud tyto soubory spravujete každý den - je však důležité, abyste byli neuvěřitelně organizovaní. Pokud tak neučiníte, riskujete ztrátu důležitých dat a ztrácíte čas hledáním věcí, které byste mohli hned najít.
Chcete-li pomoci s organizací v Dokumentech Google, chcete použít složky. Složky jsou skvělé, protože vám pomohou seskupit různé nápady na téma do jednoho digitálního segmentu. Můžete je použít k uspořádání podle pracoviště, koncepce, kategorie a dalších. Dokumenty Google však ve skutečnosti nemohou vytvářet složky samy o sobě. Místo toho je skutečně vytváříte v rámci Disku Google - systému, který se váže přímo k jinému softwaru Google. Nebojte se; proces je stále neuvěřitelně jednoduchý.
V této příručce vám ukážeme, jak vytvořit složku na Disku Google k uspořádání dokumentů Google.
Jak vytvořit složku na Disku Google
Chcete-li vytvořit složku na Disku Google, budete chtít otevřít preferovaný prohlížeč. Poté přejděte na Disk Google, přihlaste se a budete mít přístup ke všem svým souborům a dokumentům před sebou.
Odtud můžete buď vytvořit nový dokument, který chcete uspořádat, nebo vybrat ty, které již máte umístěny.
Organizace v dokumentu
Pokud se nacházíte v dokumentu Dokumenty Google, můžete se vydat směrem ke klíči složky vedle názvu. Odtud máte možnost pojmenovat novou složku nebo přidat dokument k existující. Pokud chcete přidat k existující, klikněte na určenou složku a vyberte „Přesunout sem“ a dokument bude umístěn do digitálního úložného prostoru.
Organizace mimo dokument
Jak možná víte, Disk Google spravuje Dokumenty Google, Tabulky Google a Prezentace Google. To vám umožní uspořádat všechny tři tyto segmenty a nápady na téma do jednoho.
Pokud jste na Disku Google, ale nejste v žádném konkrétním dokumentu, budete na seznamu všech svých souborů. Chcete-li je uspořádat, přejděte vlevo nahoře a vyberte tlačítko „Nový“. V rozevíracím seznamu přejděte dolů do části „Složka“ a objeví se nový. Pojmenujte složku a zobrazí se ve vašem seznamu dokumentů.
Seznam umisťuje složky výše než soubory, takže mějte na paměti. V této nabídce máte několik různých možností organizace. Data můžete přetáhnout na horní část složek a umístí je tam. Nebo můžete klepnout pravým tlačítkem myši na soubor a vybrat možnost „Přesunout do“ a poskytne seznam složek, do kterých můžete dokument přesunout.
Oba jsou neuvěřitelně rychlé a každý způsob bude dělat přesně to, co potřebujete: uspořádat soubory a dokumenty.
Správa složek
Jakmile máte soubory uspořádány, můžete zadat novou úroveň úpravy: organizování složek.
Můžete kopírovat a vkládat složky, přesouvat je do podsložek, mazat je a další. Chcete-li spravovat složku, jednoduše na ni klikněte v seznamu pravým tlačítkem myši a v rozevíracím seznamu vyberte požadovanou možnost.
Složky také usnadňují sdílení skupin dokumentů s ostatními uživateli. Namísto sdílení každého souboru samostatně můžete vytvořit složku, ve které se budou hromadit různé dokumenty, a umožnit tak ostatním správu. Sdílením tohoto odkazu mohou uživatelé s přístupem nahrávat nové dokumenty, přistupovat k ostatním a další v reálném čase. Už nemusíte čekat, až se dokument načte, a poté, co jste celou dobu čekali, jej ručně sdílet - běžná stížnost s častými spolupracovníky Disku Google.
Externí schopnosti
Složky Disku můžete také otevírat v jiných aplikacích, jako je aplikace pro obchodní chat, Slack nebo aplikace pro správu Airtable. Složky mohou mít také různé barvy a můžete je označit hvězdičkou pro ještě snadnější přístup. Možnosti uspořádání souborů na Disku Google jsou nekonečné.
Nyní, když víte, jak uspořádat své soubory na Disku Google, se ujistěte, že trávíte nějaký čas tím, že pro vás určíte nejlepší postup. Někteří lidé mají rádi různé složky pro všechno, zatímco jiní dávají přednost seskupování velkých skupin do jedné složky s podsložky uvnitř. Ať tak či onak, fantastický organizační systém Disku Google vám poskytne nástroje, díky nimž bude vaše práce pokračovat kupředu, místo trávení času hledáním různých dokumentů a souborů.
