Expedice e-mailu předčasně nebo omylem může být obtížný zážitek.
Viz také náš článek Jak automaticky přeposílat e-maily v aplikaci Outlook
Představte si, že pošlete svému šéfovi oteklý, znetvořený a pulzující snímek vaší nedávno zraněné velké špičky (to mělo být zasláno vašemu příteli), s titulkem: „Kámo, podívej se na toho zlého chlapce!“ Nebo si představte, jak píšete návrh práce, a pak štědře posypte svou zprávu řadou ošklivých překlepů, díky nimž budete vypadat jako negramotná buffoon a poté zmizel bezmyšlenkovitě kliknutím na tlačítko Odeslat Opravdu tvrdé věci.
Někdy se e-mailová komunikace může zdát jako katastrofa mini PR, která čeká, až na ni dojde. Pokud jste tak nemotorní, jak jsme, a máte sklon zničit váš obraz během několika sekund zasláním špatně promyšlených e-mailů, nebojte se, protože na obzoru je naděje.
Tentokrát přichází k naší záchraně samotná společnost Microsoft a chytrí lidé tam dělají to tím, že nám nabízejí funkci v aplikaci Outlook (program pro zpracování zpráv), který může zvrátit odesílání e-mailů nebo alespoň odložit !
, ukážeme vám, jak sklízet výhody této upřímně monumentální funkce a zachránit tak svou tvář v mnoha potenciálně trapných situacích v budoucnosti. Vysvětlíme také, jak povolit samotnou funkci. (Ne přesně jaderná věda, ale stále si zaslouží nějaké vysvětlení.)
Jak systém poté funguje?
Nejdříve se zaměřme na slona v místnosti: Systém Outlook ve skutečnosti odeslané zprávy opravdu nezruší, stejně jako jejich odeslání odložíme o několik minut. Nyní může tento obrat událostí přimět vás k tomu, aby si myslel, že výše uvedená funkce je celkem nevýrazná nebo dokonce zcela zbytečná, ale na chvíli tu s námi zůstaňte.
Zvaž toto.
Spravedlivý podíl špatně zkonstruovaných e-mailů je odeslán kvůli banálním nekonzistentnostem, jako je prostá netrpělivost nebo chmurná sada prstů, které se nemohou dočkat, až kliknou na tlačítko „odeslat“. Proto může být funkce, která odkládá odesílání vaší zprávy na pár okamžiků, velkým přínosem v arzenálu prevence katastrof.
Pokud jste příliš líní na to, abyste si zkontrolovali gramatiku, interpunkci nebo zda to, co jste právě vytvořili, má v první řadě smysl, funkce „zpětné odeslání“ aplikace Outlook zajistí vaši bezpečnost. Je to jako jedna z těch aplikací, která volá řidiče taxi, aby řídil vaše auto a sebe v něm doma, pokud jste příliš opilí na to, abyste to udělali sami.
Nezapomeňte, že pro uskutečnění hovoru musíte kliknout na několik tlačítek. Podobně jako tento mechanik Outlook nakonec zprávu odešle, bez ohledu na to, jak strašně se dá dohromady. Proto, abyste tuto funkci mohli dobře využít, nezapomeňte provést rychlou kontrolu kvality obsahu vaší zprávy dříve, než bude zaslána navždy.
Dostupnost vrácení zpět
"Aha, ale je to odložené odeslání , že?" Jo jo, víš, co jsme mysleli. Zde používáme oba termíny zaměnitelně. Jde o to, že tato funkce je atraktivní, protože není dostupná ve všech verzích aplikace Outlook.
Přesněji řečeno, možnost 'vrácení zpět' můžete použít pouze u verzí 2010, 2013 a 2016 - tedy u novějších. Pokud jde o ty starší, zdá se, že existuje způsob, jak to použít, ale zdá se, že je posetý obtížemi, tvrdou logistikou a občas zoufalstvím. Aby staré verze fungovaly, musíte mít účet Microsoft Exchange.
Na této platformě musí správce tuto funkci zapnout, ale i tak funguje pouze pro lidi v organizaci. Aby byla celá fiesta ještě zábavnější, existuje ještě jiná možnost, která umožňuje jednotlivcům v týmu zakázat vám vyvolávat zprávy zaslané přímo jim. To je nepořádek.
Každopádně, pokud máte novější verze - je dobré jít. Pokud ne - těžké štěstí.
Jak ji nastavit - hloubkové vysvětlení poměrně jednoduchého postupu
1. Nejprve klikněte na kartu Soubor a rozbalte ji. Jakmile získáte úplné informace o účtu, klikněte na Pravidla a upozornění. Tím se dostanete do sekce, kde můžete spravovat stará pravidla a vytvořit nové.
2. Klikněte na tlačítko Nové pravidlo a počkejte, až se průvodce spustí. Může to chvíli trvat, ale pravděpodobně to začne téměř okamžitě.
3. Jakmile je průvodce spuštěn, nezapomeňte kliknout na Použít pravidlo na zprávy, které posílám, na řádek, který najdete v podsekci Začít od prázdného pravidla. Upozorňujeme, že existuje také možnost povolit tuto funkci pro příchozí zprávy.
4. Klikněte na Další a poté na Ano, abyste použili nové pravidlo, které jste právě udělali. To vás dovede do další fáze vytváření vlastních prostředků, jak udržet potenciálně nepoctivé zprávy na uzdě.
5. Další fáze je o tom, kolik času musíte zpracovat a překonat to, co jste napsali. V dalším vyskakovacím okně na vás průvodce hází, zkontrolujte odložení doručení o několik minut. Až to uděláte, objeví se malé vyskakovací okno, ve kterém můžete zadat požadovanou hodnotu. (Například 5 nebo 10 minut)
6. Jakmile nastavíte hodnotu podle svých představ, klepněte na tlačítko OK a poté na tlačítko Další, abyste označili začátek nové kapitoly v průvodcovském programu Outlook! (Jde jen o pojmenování celé věci. Poté je program ukončen pro všechny záměry a účely, opravdu.)
7. Jako velké finále nejrůznějších druhů využijte své nomenklaturní talenty a pojmenujte své nové pravidlo. (Mimochodem se ujistěte, že je zaškrtnuto políčko Zapnout toto pravidlo.) Poté zkontrolujte, zda jste nezpůsobili špatný název pravidla, klikněte na Dokončit, et voila - máte zcela nový Outlook pravidlo volat vlastní!
Závěr
Když vezmeme v úvahu všechny skutečnosti, zdá se, že doplněk společnosti Microsoft o odkládání zpráv k jejich platformě Outlook je uživatelsky přívětivý a humánní prvek, který vám může ušetřit spoustu rozpaků, pokud jde o komunikaci prostřednictvím e-mailu. Palec nahoru, forsooth! Z naší strany doufáme, že vám tento článek pomohl, a přejeme vám v budoucnu mnoho výměn veselých zpráv bez chyb.
