Druhý den mi byl položen dotaz, když jsem někomu ukázal, jak používat Gmail, a nebylo to poprvé, co jsem to slyšel. Otázka zněla: „Jak vytvořím kopie konceptů v Gmailu, takže nebude trvat dlouho, než odpovíme zákazníkům?“ Když se snažím na TechJunkie pravidelně odpovídat na otázky, myslel jsem, že to byl hlavní kandidát.
Viz také náš článek Jak objednat Gmail podle velikosti
Otázka se ve skutečnosti ptá více o e-mailových šablonách než o uložení kopií pracovní verze. Někoho jsem ukazoval, jak nastavit automatické odpovědi a štítky pro jejich nový obchodní e-mail. Chtěli, aby klientům zasílaly některé e-mailové zprávy, aby je udržovaly ve smyčce, aniž by je celý den zablokoval správce. Odpověď je vytvořit e-mailové šablony.
Pokud si přejete, můžete si je vytvořit jejich kopie a ponechat je jako koncepty, ale pomocí šablon můžete udělat mnohem více.
E-mailové šablony
E-mailové šablony jsou úspornou milostí všech majitelů malých podniků nebo těch, kteří se ocitnou ve stejných věcech ve stejných e-mailech. Používal jsem je od té doby, co jsem založil vlastní firmu, a během let mi ušetřili mnoho stovek hodin.
E-mailové šablony mohou také vypadat profesionálněji. Můžete reagovat rychleji a jednoduchá „Děkujeme vám za e-mail, jeden z našich týmů vás bude kontaktovat přímo do 24 hodin“, aby se zákazník cítil ceněn. Vzhledem k tomu, jak snadné to udělat, vřele doporučuji jejich použití.
Jak vytvořím e-mailové šablony v Gmailu?
Šablony hovorů Gmailu Canned Responses a tuto funkci musíte povolit, než je budete moci využít. Po dokončení můžete vytvořit libovolný počet e-mailových šablon.
- Otevřete Gmail a přihlaste se.
- V levém horním rohu vyberte ikonu nabídky ozubeného kola a vyberte možnost Nastavení.
- Vyberte kartu Labs.
- Přepnout předpřipravené odpovědi (šablony) na Povolit.
- V dolní části stránky vyberte Uložit změny.
Nyní je funkce povolena, můžeme začít vytvářet šablony. Uděláte to ze složky Doručená pošta v Gmailu, takže se vydáme dál.
- Ve složce Doručená pošta vyberte Napsat zprávu.
- Vytvořte e-mail, který chcete vytvořit, jako obvykle.
- Vyberte šedou šipku dolů v pravém dolním rohu okna e-mailu.
- Vyberte možnost Konzervované odpovědi a Nová konzervovaná odpověď.
- Pojmenujte jej a vyberte OK pro uložení.
Jakmile uložíte svou předem připravenou odpověď, můžete koncept bezpečně smazat.
Při sestavování vaší předpřipravené odpovědi musíte vyvážit osobní kontakt s tím, že je dostatečně obecný, že nikoho neurazíte. To znamená buď nechat věci, jako jsou jména a data, z e-mailu a nahradit je časovými osami. Nebo byste mohli tyto osobní doteky přidat ručně před odesláním. Ta je výhodnější, protože osobní dotyk vytváří vztah, na kterém můžete stavět. Není to vždy možné, takže musíte použít svůj úsudek.
Pomocí vaší e-mailové šablony
Nyní jste vytvořili svou e-mailovou šablonu nebo předpřipravenou odpověď, je čas ji použít. Když dostanete první příležitost využít šablonu, postupujte takto:
- V e-mailu, na který chcete odpovědět, vyberte Odpovědět.
- Vyberte šedou šipku dolů v pravé dolní části obrazovky.
- Vyberte Konzervované odpovědi a vyberte vytvořenou odpověď.
- Přidejte personalizovaná data, aby byl e-mail relevantní.
- Poslat.
Totéž můžete udělat pomocí Vytvořit a vytvořit nový e-mail, ale metodu odpovědi považuji mnohem rychleji.
Použití vaší předpřipravené odpovědi jako e-mailové autoresponder
Vezmeme-li e-mailovou šablonu o krok dále, jak nastavit předpřipravenou odpověď jako automatickou odpověď na příchozí e-mail. Budete muset udržovat vaši konzervovanou odpověď obecnou, ale je to skvělý způsob, jak uznávat objednávky nebo dotazy a budovat dobrý vztah se svým zákazníkem.
- Otevřete Nastavení v Gmailu a vyberte kartu Filtry.
- Vyberte textový odkaz Vytvořit nový filtr.
- Vytvořte kritéria pro spuštění filtru. Bude to pravděpodobně pro vás jedinečné, takže vyberte něco, co funguje.
- V tomto pravém dolním rohu okna vyberte Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním.
- Vyberte Odeslat předpřipravenou odpověď a odpověď, kterou chcete použít.
- Vyberte Vytvořit filtr.
Nyní, kdykoli jsou splněna kritéria filtru, Gmail automaticky odešle vaši konzervovanou odpověď. To je ideální pro potvrzení nebo aktualizace a může být nastaveno tak, aby se spouštělo několika způsoby. Je nemožné je zde všechny uvést, ale ve svých e-mailech poznáte vzor, který můžete použít. Například všechny e-maily se odešlou na vaši e-mailovou adresu nebo na jakýkoli e-mail obsahující slovo „Objednávka“. Získáte nápad.
