Přestože e-maily byly již déle než třicet let, stále zabírají volný čas, obtěžují, frustrují a rozzuřují. Zvláštní e-mail nás také potěší, ale z větší části jsou spíše fuškou než potěšením. A co kdybyste mohli automaticky označovat e-maily v Gmailu, třídit je všechny, používat štítky a odstraňovat spam? Nepomohlo by to život trochu jednodušší?
Viz také náš článek Jak objednat Gmail podle velikosti
Pokud jde o mě, došlá pošta s vlastním monitorováním je svatým grálem. Spam lze odstranit, marketingové a propagační e-maily lze označit a odložit a důležité e-maily lze označit jako takové a umístit do složky, kde je uvidíte. Všechny e-mailové platformy říkají, že nabízejí tento druh organizace, ale podle mých zkušeností poskytuje pouze jeden. Gmail.
Funkce štítků doslova změnila způsob používání Gmailu. Nyní mohu s jistotou použít tuto e-mailovou adresu pro pojišťovací nabídky, registraci na nové webové stránky a všechny ty činnosti, které by obvykle skončily lavinou spamu. Stále posílají lavinu, ale teď to nepřekonává moji doručenou poštu.
Automaticky označovat e-maily v Gmailu
Štítky vám pomohou třídit všechny vaše e-maily a uspořádat je zvládnutelným způsobem. Štítky jsou v Gmailu pro složky a mohou pomocí těchto štítků automaticky identifikovat, klasifikovat a poté uspořádat veškerý příchozí e-mail.
Pokud například nastavím označení Pojištění, mohu nechat označit a zaslat do této složky veškerý obvyklý citát spamu a marketing od svého pojistitele. Poté je mohu číst nebo hromadně mazat, jak uznám za vhodné. Mohu to opláchnout a opakovat tolikrát, kolikrát se mi líbí pro jakýkoli předmět nebo odesílatele, který zaplaví moji doručenou poštu.
Vytvořme štítek s nevyžádanou poštou, který bude třídit všechny nevyžádané e-maily, které vlastní filtr Gmailu nezachytí.
- Z nabídky vlevo vyberte Vytvořit štítek. Pokud není viditelný, vyberte možnost Více.
- Pojmenujte svůj nový štítek něco smysluplného a vyberte Vytvořit.
- Vyberte svůj nový štítek a vyberte šipku dolů na vyhledávací liště v horní části stránky.
- Přidejte řádek „Odhlásit“ do řádku Zahrnout slova.
- Vyberte Vytvořit filtr.
- Vyberte Použít štítek a vyberte štítek, který jste vytvořili.
- Zaškrtněte políčko u všech ostatních operátorů, které chcete. Označit jako přečtené je užitečné.
- Vyberte Vytvořit filtr.
Nyní pokaždé, když přijde spam nebo marketingový e-mail, Gmail jej vyhledá na slovo „odhlásit se“ a označí jej a přesune. Protože nej legitimnější spam někde toto slovo obsahuje, je nejužitečnějším operátorem, který se používá při jednání se spamem.
Označte pracovní e-maily v Gmailu
U jiných e-mailových filtrů, například od přátel nebo z práce, můžete přidat štítek s jejich jménem, e-mailovou adresou @ worplace.com nebo něčím jiným pro odesílatele nebo typ e-mailu. Potenciál těchto štítků je obrovský.
Pokud například pracujete mimo kancelář, může být užitečné nechat zaslat veškerý pracovní e-mail do pracovní složky, abyste je mohli rychle vidět.
- Z nabídky vlevo vyberte Vytvořit štítek.
- Pojmenujte svůj nový štítek Work a vyberte Vytvořit.
- Vyberte štítek Work a vyberte šipku dolů na vyhledávací liště v horní části stránky.
- Přidejte poslední část e-mailové adresy do řádku Od. Například „@ pracoviště.com“.
- Vyberte Vytvořit filtr.
- Vyberte Použít štítek a vyberte Štítek Práce.
- Vyberte Vytvořit filtr.
Od této chvíle budou všechny pracovní e-maily z dané domény „@ pracoviště.com“ odesílány do pracovní složky vytvořené v levém podokně. Protože jsme nepřidali žádné operátory, nebudou označeny jako přečtené a vedle složky se zobrazí počet e-mailů.
Vyloučení e-mailů ze štítků
Pokud zjistíte, že některé e-maily jsou zachyceny v těchto štítcích, které by neměly být, můžete je pomocí vyloučení odstranit. Pokud například chcete ponechat určité informační bulletiny, které také používají „odhlášení“ a jsou zachyceny ve výše uvedeném filtru, můžete je vyloučit pomocí operátoru „-“.
Stačí přidat - (* @ emailaddress.com) do sekce Od filtru a nebudou zahrnuty. * Je zástupný znak, který zachytí jakoukoli adresu z této domény, a znak „-“ říká Gmailu, aby adresu nezahrnul do štítku.
V Gmailu si můžete vytvořit libovolný počet štítků a nechat je dělat různé věci od třídění spamu po filtrování práce, skupin, koníčků a podobně. Pokud vaše doručená pošta praskla na švech z příliš velkého množství odpadků a v důsledku toho jste ztratili užitečné e-maily, jedná se o velmi jednoduchý způsob, jak převzít zpětnou kontrolu.
Pokud by Gmail mohl nějak přijít s doplňkem, který by mě mohl automaticky odhlásit ze stovek trashových e-mailů, které dostávám každý týden, opravdu by to byl konečný e-mail!
