Jak automaticky zahrnout podpis do e-mailů aplikace Outlook

Přidání podpisu k vaší e-mailové zprávě dává nádech profesionality. Házení logem a vaše kontaktní informace poskytují propagaci značky pro jinak fádní korespondenci. Umožňuje to těm, kteří vás chtějí kontaktovat jinými prostředky. Vytvoření a použití podpisu v aplikaci Microsoft Outlook je dostatečně jednoduchý úkol. V závislosti na cílovém publiku můžete dokonce vytvořit více přizpůsobených podpisů, na které se můžete přepnout.

Aplikace Outlook však připojí podpis pouze k nově odeslaným nebo přeposlaným e-mailovým zprávám. E-maily, které jste odeslali před vytvořením podpisu, budou stále chybět. Chcete-li přidat podpis ke starším zprávám, musíte přejít do nastavení aplikace Outlook a změnit několik věcí.

Váš podpis může zahrnovat text, obrázky, vaši elektronickou vizitku, logo nebo dokonce obrázek vašeho vlastnoručního podpisu. Můžete nastavit aplikaci Outlook tak, aby podpisy byly automaticky přidávány ke všem odchozím zprávám, nebo si vytvořte svůj podpis a přidávejte jej ke zprávám případ od případu.

Přidání podpisu do vaší korespondence aplikace Outlook

Postup při rozesílání e-mailů podpisem bude záviset na verzi aplikace Outlook, kterou právě používáte. Existuje proces pro ty, kteří používají starší verze softwaru (2007 - 2010) a jeden pro novější verze (2010+) a také pro uživatele Microsoft Office 365.

Začněme s nejnovějšími verzemi.

Verze aplikace Outlook 2010+ včetně aplikace Outlook pro 365

Vytvoření nového podpisu pro e-mail aplikace Outlook:

1. Klepnutím vytvoříte nový e-mail.
2. Klikněte na Podpis a poté na Podpisy na kartě „Zpráva“.
   • V závislosti na velikosti okna aplikace Outlook a na tom, zda vytváříte novou e-mailovou zprávu nebo odpověď nebo vpřed, může být karta „Zpráva“ a tlačítko Podpis na dvou různých místech. Tlačítko Podpis je však obvykle doprovázeno Připojit soubor a Připojit položku uvnitř sekce „Zahrnout“ v nabídce „Zpráva“.
3. Na kartě „E-mailový podpis“ pod políčkem „Vybrat podpis k úpravě“ vyberte možnost Nový a v dialogovém okně „Nový podpis“ přidejte název nového podpisu.
4. Přímo pod položkou „Upravit podpis“ vytvořte svůj podpis v určené oblasti.
   • Toto okno vám umožňuje měnit písma, barvy a velikosti písma a také zarovnat text.
   • Chcete-li do svého e-mailového podpisu přidat odkazy a obrázky, změnit písma a barvy a zarovnat text, můžete tak učinit pomocí mini formátovacího pruhu v části „Upravit podpis“.
   • Můžete dokonce vytvořit robustnější podpis s odrážkami, tabulkami nebo ohraničením, pomocí formátování textu pomocí aplikace Microsoft Word. Poté je převeďte pomocí jednoduché kopie ( Ctrl + C ) a vložte ( Ctrl + V ) do podpisu do pole „Upravit podpis“.
   • Do podpisu můžete také přidat ikony sociálních médií a odkazy, kterých se později dotknu.
5. Jakmile je podpis tak, jak chcete, v části „Zvolit výchozí podpis“ nastavte následující možnosti:
   • Vyberte e-mailový účet, ke kterému chcete přiřadit svůj podpis, pomocí rozbalovací nabídky „E-mailový účet“. Pro každý e-mailový účet, který používáte pro aplikaci Outlook, můžete mít různé podpisy.
   • Chcete-li, aby byl váš podpis automaticky přidán do všech budoucích zpráv, klikněte na rozbalovací nabídku „Nové zprávy“ a vyberte podpis. Pokud nechcete, aby bylo ve výchozím nastavení nastaveno jako automatické, zvolte (žádné) . Díky tomu bude mít každá nová zpráva, kterou odešlete, vůbec žádný podpis, včetně těch, které byly přeposlány a odpověděny.
   • Chcete-li, aby se ve zprávách, na které odpovídáte a přeposílali, objevil podpis, klikněte na rozevírací nabídku „Odpovědi / vpřed“ a vyberte podpis. Tímto podpisem se tento podpis přidá automaticky, kdykoli odpovíte nebo předáte e-mail. Chcete-li mít tuto sadu, vyberte místo ní (žádný) .
6. Po dokončení klikněte na tlačítko OK a vraťte se k uložení vašeho podpisu a návratu k nové zprávě.
   • Je důležité si uvědomit, že aktuální zpráva, ve které jste podpis vytvořili, nebude mít podpis na místě. Z nějakého důvodu se podpis objeví pouze ve zprávách, které následují. Pokud jste se těšili na podpis, budete je muset přidat ručně.

Ruční vložení podpisu

Pro novou zprávu, kterou jste spustili za účelem vytvoření podpisu, nebo pro ty z vás, kteří nechtějí sadu podpisů nastavit automaticky, můžete podpis ještě vložit ručně.

Udělat to tak:

1. Při otevřené e-mailové zprávě klikněte na záložku „Zpráva“ a vyberte Podpis .
2. Otevře se rozbalovací nabídka zobrazující všechny uložené podpisy, které jste vytvořili. Kliknutím na požadovaný podpis vyberte z možností požadovaný podpis. Nyní se zobrazí ve vaší aktuální zprávě.

Přidání loga nebo obrázku k podpisu

Značky obecně vyžadují loga. Chcete-li k podpisu přidat obrázek jako logo nebo ikonu sociálních médií:

1. Otevřete novou e-mailovou zprávu a klikněte na záložku „Zpráva“.
2. Klikněte na Podpis a poté Podpisy .
3. Vyberte podpis, do kterého chcete logo nebo obrázek přidat, a vyberte jej v poli „Vybrat podpis k úpravě“.
4. Klikněte na ikonu Přidat obrázek, najděte obrázek, který chcete přidat ze svých PC souborů, a poté vyberte Vložit .
   • Velikost obrázku nebo loga můžete změnit kliknutím pravým tlačítkem myši na obrázek a výběrem možnosti Obrázek z možností nabídky. Klikněte na záložku „Velikost“ a pomocí poskytnutých možností změňte velikost obrázku podle vašich požadavků.
   • Chcete-li zachovat proporce obrazu, ponechte zaškrtnuté políčko „Uzamknout poměr stran“.
5. Po změně velikosti a připravenosti obrázku klikněte na OK .
6. Pokračujte dalším kliknutím na OK a uložte všechny změny, které jste právě provedli v podpisu.

Verze aplikace Microsoft Outlook 2007 - 2010

Vytvoření nového podpisu pomocí starší verze aplikace Microsoft Outlook:

1. Vyberte novou zprávu.
2. Klikněte na kartu „Zpráva“ a v části „Zahrnout“ vyberte možnost Podpis .
3. Když se objeví, klikněte na Podpisy.
4. Na kartě „Podpis e-mailu“ klikněte na Nový .
5. Zadejte název svého podpisu a klikněte na tlačítko OK .
6. Do pole „Upravit podpis“ zadejte text, který chcete do svého podpisu vložit.
   • Text můžete naformátovat zvýrazněním textu, který chcete upravit, a poté pomocí tlačítek stylu a formátování pro požadované možnosti.
   • Přidáte-li další prvky, jako jsou obrázky, hypertextové odkazy a elektronické vizitky, klikněte na místo, kde se má prvek zobrazit, a:
     • e-Business Card - Klikněte na tlačítko Business Card a poté klikněte na jeden z kontaktů v seznamu „Filed As“. Klikněte na tlačítko OK .
     • Hypertextový odkaz - Klikněte na ikonu Hyperlink a zadejte (nebo vložte) adresu URL, ke které váš odkaz připojí text. Klikněte na tlačítko OK .
     • Obrázek / Obrázek - Klikněte na ikonu Obrázek, najděte obrázek, který chcete nahrát do svého podpisu, vyberte jej a poté klikněte na tlačítko OK .
7. Po dokončení úprav klepněte na tlačítko OK a dokončete vytvoření podpisu.
   • E-mail, který jste aktuálně otevřeli pro vytvoření podpisu, nebude mít podpis automaticky přidán. Budete tak muset udělat ručně.

Přidání podpisu do e-mailových zpráv

Podpisy lze přidávat automaticky nebo ručně do všech odchozích zpráv, odpovědí a dále. Na zaslaný e-mail lze použít pouze jeden podpis, takže pokud se rozhodnete mít jeden soubor nastaven automaticky, bylo by nejlepší, kdyby byl podpis zaměřen na širší okruh publika.

Automatické vložení podpisu do vaší e-mailové zprávy:

1. Vytvořte nový e-mail.
2. Přejděte na kartu „Zpráva“ a klikněte na Podpis umístěný v části Zahrnout.
3. Když se objeví, klikněte na Podpisy.
4. Vyhledejte „Zvolit výchozí podpis“, klikněte na rozbalovací nabídku „Seznam e-mailových účtů“, vyberte e-mailový účet, se kterým chcete přidružit podpis.
5. Vyberte podpis, který chcete zahrnout, výběrem jednoho ze seznamu „Nové zprávy“.
   • V případě předávání a odpovědí vyberte podpis z rozevíracího seznamu „Odpovědi / předávání“. Klepněte na (žádné), pokud nechcete mít podpis s vašimi odpověďmi a přeposíláním e-mailových zpráv.
6. Klepnutím na tlačítko OK uložte nastavení podpisu.

Ruční přidání podpisu do e-mailové zprávy:

1. Vytvořte novou e-mailovou zprávu.
2. Klikněte na kartu „Zpráva“.
3. Klikněte na Podpis, který najdete v části Zahrnout.
4. Kliknutím na podpis vyberte podpis, který chcete vložit.

Podpis se nyní objeví ve vaší odchozí zprávě. Pokud jste zvolili nesprávně nebo chcete pouze odstranit podpis, který jste přidali, zvýrazněte podpis ve zprávě a klikněte na Odstranit (nebo Backspace ) na klávesnici.

Používání účtu Microsoft Office 365 s Outlook.com

Pro ty, kteří používají aplikaci Outlook na webu s účtem Microsoft Office 365, budete muset vytvořit podpis v obou produktech.

Vytvoření a použití e-mailových podpisů v aplikaci Outlook na webu:

1. Přihlaste se k účtu Outlook.com a otevřete nastavení kliknutím na ikonu ozubeného kola v horní části stránky.
2. Klikněte na E-mail, poté napište a odpovězte .
3. V oblasti podpisu e-mailu zadejte svůj podpis.
   • Pomocí možností formátování můžete změnit vzhled svého podpisu podle svých představ.
   • Na jeden účet můžete mít pouze jeden podpis.
   • Chcete-li, aby se podpis automaticky zobrazoval ve výchozím nastavení pro všechny budoucí zprávy, zaškrtněte políčko Automaticky zahrnout můj podpis u nových zpráv, které skládám. Díky tomu budou všechny budoucí složené e-maily zobrazeny v dolní části vašeho podpisu.
   • Vpřed a odpovědi budou vyžadovat zaškrtnutí v políčku „Automaticky zahrnout můj podpis u zpráv, které posílám dál nebo na ně odpovídám“.
   • Pokud některou z těchto možností nezkontrolujete, budete muset ručně přidat svůj podpis ke každé e-mailové zprávě, kterou napíšete.
4. Po dokončení úprav klikněte na Uložit .

Ruční přidání podpisu:

1. Ve své poštovní schránce zvolte Nová zpráva.
2. Napište svou zprávu v plném rozsahu a klikněte na ikonu trojité tečky.
3. Odtud zvolte Vložit podpis .
4. Jakmile bude vaše zpráva připravena jít ven, klikněte na tlačítko Odeslat .