Sledování čísel faktur může být velmi důležité. Všechna čísla faktur jsou po sobě jdoucí, takže pokus o jejich ruční zadání má možnost lidské chyby a poskytuje méně než optimální výsledky. Není vždy snadné zapamatovat si další číslo v sekvenci, zvláště když čísla začínají stoupat. Pokud zapomenete na předchozí číslo, můžete v tabulce aplikace Excel ukončit trochu překrývání, což může způsobit další zmatek.
Viz také náš článek Jak odstranit všechny prázdné sloupce v aplikaci Microsoft Excel
Už je dost obtížné si vzpomenout, kde jste nechali své klíče nebo vzít něco z mrazničky na večeři, nepotřebujete ještě dostatek paměti. Místo toho může být nejlepší mít Excel automaticky vygenerovat čísla faktur za vás.
"To by bylo nesmírně užitečné." Co tedy musím udělat? “
Pokud vím, existují dvě metody, pomocí kterých lze čísla faktur generovat automaticky v Excelu. V tomto článku je vysvětlíte oba, abyste se ujistili, že se můžete vyhnout překrývání faktur a nemusíte se již starat o to, které číslo přijde dál.
Automatické generování faktur pro Excel
Jak již bylo zmíněno, existují dva způsoby, jak automaticky přidat čísla faktur do tabulky Excel nebo sešitu. První je pomocí vzorce v rámci VBA (Visual Basic for Applications) k vygenerování čísel faktur pro jeden sešit. Druhým způsobem je použití funkce Kutools pro funkci Excel pro vkládání čísel sekvencí. Tato možnost vám umožní generovat čísla faktur ve více tabulkách a sešitech.
Metoda 1: Automatický generátor čísel faktur pomocí jazyka pro aplikace
Začít:
Můžete vytvořit nový sešit nebo otevřít existující sešit, který chcete použít pro automatické generování čísla faktury.
Vyhledejte a zvýrazněte prázdnou buňku (klikněte na ni levým tlačítkem) a zadejte první číslo, které bude použito jako počáteční číslo pro všechna vaše čísla faktur. Jako výchozí bod si můžete vybrat něco jako 00 000 nebo 10 000. Pro náš příklad použijeme 00000 a bude umístěno v buňce C3.
Stisknutím Alt + F11 otevřete dialogové okno Microsoft Visual Basic for Applications. Rozbalte svůj aktuální sešit (VBAProject, může se zobrazit jako Kniha 1, pokud je nový) a poklepejte na ThisWorkbook.
Můžete zadat následující kód nebo jednoduše zkopírovat a vložit (zvýrazněte kód a stiskněte Ctrl + C a poté klepněte levým tlačítkem myši na okno a stiskněte Ctrl + V ) kód do úvodního okna.
VBA: Generátor hlasových čísel
| 1 2 3 | Soukromý dílčí sešit_Open () Rozsah („C3“). Hodnota = Rozsah („C3“). Hodnota + 1 End Sub |
„C3“ je buňka, do které jste zadali počáteční fakturační číslo. Před vložením do okna jej změňte v kódu.
Následující vzorce vám umožní ověřit čísla faktur. Mohou být trochu obtížné zapamatovat si z ruky, ale můžete je kdykoli uložit jako položku Autotext, pokud je potřebujete později znovu použít.
| Ne. | Vzorec | Fakturační čísla |
| 1 | = ”CompanyName” & TEXT (DNES (), ”yymmdd”) & C3 | Název společnosti14120910000 |
| 2 | = ”CompanyName” & TEXT (DNES (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = ”CompanyName” & TEXT (NOW (), ”MMDDHHMMSS”) & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = ”CompanyName” & TEXT (NOW (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = ”CompanyName” & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | Název společnosti44868510000 |
Nezapomeňte, že C3 ve vzorci je buňka, do které jste vložili počáteční fakturační číslo. Název společnosti je vyhrazen pro text, který chcete zobrazit v číslech faktur. Změňte to, co vám vyhovuje.
Budete chtít umístit vzorec do buňky pro automatické generování faktur. Toto není stejná buňka, ve které máte počáteční číslo faktury, ale určená buňka pro výsledky. Jakmile byl vzorec upraven tak, aby vyhovoval vašim potřebám, můžete jej zkopírovat a vložit do buňky a stisknutím klávesy Enter získat číslo faktury.
Po dokončení nezapomeňte uložit aktuální sešit. Chcete-li tak učinit, klikněte na Soubor a poté na Uložit (nebo Uložit jako, pokud podáte nový nebo pod jiným názvem). Zadejte název sešitu a ujistěte se, že je pole Uložit jako typ nastaveno na Sešit Excel Macro-Enabled (* .xlsm). Vyberte, kde bude uložen, a pak stiskněte tlačítko Uložit .
Pokaždé, když otevřete sešit Generátor čísla faktury, bude číslo faktury o jedno číslo větší než naposledy. Nezapomeňte uložit sešit před jeho uzavřením pokaždé, jinak bude práce ztracena.
Metoda 2: Přidat číslo faktury pomocí Kutools pro Excel
Ti z vás, kteří potřebují způsob, jak generovat čísla faktur pro více sešitů, zjistí, že tyto potřeby byly splněny při používání Kutools. První zahrnutá metoda je určena pouze pro jednu tabulku nebo sešit a mají nešťastnou možnost překrývání, když zapomenete uložit. Kutools pro Excel poskytuje opravu pro oba tyto problémy a další.
Začít:
Stejně jako dříve zvýrazněte a vyberte buňku pro číslo vaší faktury. Poté budete muset kliknout na Kutools, následovat Vložit a nakonec Vložit pořadové číslo .
Jakmile se zobrazí dialogové okno Vložit číslo sekvence, klikněte na tlačítko Nový . Otevře se okno pro editaci Sequence Number:
- Zadejte název do pole Název sekvence, abyste mohli pojmenovat svou novou sekvenci čísel faktur.
- Do pole Přírůstek vložte 1 .
- Do pole Předpona (volitelné) zadejte název vaší společnosti nebo jiný text, který chcete vidět na začátku výsledků čísla vaší faktury.
- Do pole Počáteční číslo lze zadat počáteční číslo všech budoucích čísel faktur. Toto číslo může být cokoli, ale nejlepší by bylo udržet to jednoduché. Postačí 00000 nebo 10000. Pokud byste raději nechali čísla malá, můžete místo toho použít jednu číslici jako 0 nebo 1.
- Počet číslic, které budou mít vaše fakturační čísla, můžete zadat zadáním čísla do pole Počet číslic. S 5 nebo 6 nemůžete pokazit.
- Dokončete proces kliknutím na tlačítko Přidat .
Zatímco nově vytvořená sekvence zůstane vybraná, klikněte na Fill Range a poté klepnutím na tlačítko Close ukončete. Nyní, bez ohledu na to, ve kterém sešitu používáte funkci Vložit číslo sekvence, bude číslo faktury automaticky vygenerováno s každým číslem větším než poslední.
