V pracovním prostředí je naprosto nezbytné, abyste si udrželi organizovanou schránku, abyste si udrželi efektivitu. Nepřehledná doručená pošta může prokázat poměrně velkou bolest, zejména když jste nuceni procházet horami starších e-mailů, které již nemusíte potřebovat. Tyto starší e-maily mohly sloužit účelu, ale od té doby se při hledání konkrétního e-mailu změnily v další překážky.
Viz také náš článek Jak vytvořit alias Gmailu
"Moje doručená pošta je katastrofa." Mám e-maily z více než před dvěma lety. Opravdu to potřebuji dostat. “
Abychom se vyhnuli velké spotřebě času, nedoporučoval bych se pokusit ručně odstranit všechny vaše starší e-maily. Místo toho se pomocí filtrů budete moci tyto e-maily zbavit mnohem rychleji. Vytvořením filtru můžete odstranit staré zprávy na základě zadaného časového rámce. Jediný problém, který vidím při používání filtrů, je to, že se vztahují pouze na nově přijaté zprávy. V budoucnu můžete použít filtry, abyste zajistili, že k pileupu nedojde podruhé, ale co ty e-maily, které nyní vyplňují vaši doručenou poštu?
Automatické odstranění těchto starších e-mailů v Gmailu
Pokud se chcete zbavit těch starších, již nemusíte používat e-maily, které trápí vaši doručenou poštu do Gmailu, je třeba se ponořit do několika věcí. Podívám se, jak nastavit filtry, použít je pro budoucí použití a jak se zbavit všech současných starých e-mailů pomocí doplňku Gmail, Email Studio.
Nastavení filtrů
První věc je první, pojďme nastavit vaše filtry .
Začít:
- Přihlaste se ke svému účtu Gmail s požadovanými přihlašovacími údaji.
- Vyhledejte ikonu ozubeného kola / ozubeného kola. Toto je nabídka Nastavení Gmailu a najdete ji v pravém horním rohu okna. Klikněte na tuto ikonu a v rozevírací nabídce vyberte možnost Nastavení .
- Klikněte na záložku „Filtry“ a poté klikněte na Vytvořit nový filtr .
- Do vstupního pole „Má slova“ zadejte následující text - older_than: x kde „x“ je časový rámec zpráv, které chcete odstranit. Toto bude číslo následované písmenem. Dopisy, které následují, se budou vztahovat k časovému rámci. Budete muset používat „d“ několik dní, „w“ týdny a „m“ měsíce. Příkladem by byl older_than: 3d, pokud jste chtěli smazat e-maily starší než tři dny.
- Poté klikněte na tlačítko Vytvořit filtr pomocí tohoto vyhledávacího tlačítka.
- Zaškrtnutím políček vyplňte políčka „Smazat“ a „Použít filtr také“.
- Nakonec klikněte na Vytvořit filtr a uvidíte všechny své starší e-maily. Na základě právě nastaveného data přejděte z doručené pošty do složky koše.
Když jsou zprávy smazány v Gmailu, okamžitě nezmizí z existence. Místo toho je najdete ve složce Koš. To znamená, že tyto e-maily budou stále započítávány do vaší celkové datové kapacity. Chcete-li se jich úplně zbavit, můžete buď počkat, až je Gmail po 30 dnech automaticky smaže, nebo je všechny smazat sami. Chcete-li provést tento postup, klikněte na složku Koš a poté klikněte na odkaz Vyprázdnit koš nyní .
Filtr pro budoucí mazání (opakovaná aplikace)
Název tohoto článku se zabývá automatickým mazáním. Filtry bohužel nelze spustit automaticky. Budete se muset vrátit zpět a znovu použít filtr na aktuální doručenou poštu.
Opětovné použití filtru:
- Vraťte se zpět do nastavení kliknutím na ikonu ozubeného kola / ozubeného kola v pravém horním rohu okna Gmailu a v rozevírací nabídce vyberte možnost Nastavení .
- Klikněte na kartu Filtry.
- Protože jste již dříve vytvořili filtr, můžete nyní kliknout na Upravit, která se nachází vedle tohoto filtru. Pokud jste dříve vytvořili více filtrů, můžete snadno najít ten, který si přejete, protože se zobrazí kritéria pro každý filtr.
- V části, která se zobrazí s kritérii vyhledávání, klikněte na Pokračovat . Bude to obrazovka podobná té, která se objevila při nastavení původního filtru.
- Znovu zaškrtněte políčko vedle položky „Použít také filtr.“
- Tentokrát pro aktivaci filtru klikněte na Aktualizovat filtr . Všechny vaše starší e-maily nastavené na určený časový rámec budou nyní odhozeny do složky Koše .
E-mailové studio
Aplikace Email Studio obsahuje šikovnou funkci, která automaticky odstraní všechny vaše starší e-maily od určitého odesílatele nebo e-mailů umístěných v určité složce. Vestavěná funkce automatického čištění pomůže udržet vaši poštovní schránku Gmail daleko organizovanější, což vede k efektivnějšímu pracovnímu prostředí.
V e-mailovém studiu můžete archivovat a použít „Označit jako přečtené“ na všechny e-maily, které jsou aktuálně ve vaší doručené poště, které jsou tam déle než tři měsíce. Rovněž vám umožní trvale odstranit všechny e-maily ze složek Koše a Spam automaticky po dvou dnech. Jako bonus navíc obsahuje funkce Automatické čištění odhlášení e-mailů, které vám pomůže snadno odstranit vaši e-mailovou adresu z některého z těchto zasvěcených e-mailových konferencí. Je tu také mnohem více, o co je tento doplněk schopen, ale mám pocit, že tito již zmínění zdůrazňují přesně to, co pro tento článek potřebujeme.
Základní balíček je zdarma k použití, ale chcete-li produkt co nejlépe využít, nabízí se prémiová verze za roční cenu 29 $. Inovace vám umožní vytvořit více sad pravidel proplachování a zahrnuje e-mailový plánovač, zasilatel a automatickou odpověď.
Nastavit a povolit automatické čištění v Gmailu
První věc, kterou musíte udělat, je samozřejmě stáhnout a nainstalovat doplněk Email Studio. Jakmile toho dosáhnete, uvidíte při otevření jakékoli e-mailové zprávy v Gmailu ikonu e-mailového studia na pravém postranním panelu.
Chcete-li použít:
- Otevřete doplněk Email Studio a přihlaste se pomocí účtu Gmail.
- Zobrazí se seznam možností. Z těchto možností vyberte nástroj „Vyčištění e-mailu“.
- Poté kliknutím na Přidat nové pravidlo nastavíte pravidlo (podobně jako to, co jste udělali s Filtry ).
- Nastavení pravidla má dvě části - budete muset určit podmínku a poté akci. Zamyslete se nad „příčinou a následkem“. Akce se spustí, jakmile je splněna zadaná podmínka.
- Chcete-li nastavit podmínku, budete moci v Gmailu používat pokročilé vyhledávací parametry, například newer_than nebo has: attachment nebo větší_than . Pomocí nich můžete najít přesnou shodu s e-maily Gmailu, které chcete archivovat, odeslat do koše nebo přemístit do jiné složky.
- Po vytvoření pravidla klikněte na tlačítko Uložit . E-mailové studio bude nyní fungovat na pozadí a každou hodinu provede kontrolu běhu zadané akce, pokud e-mail splňuje podmínky s tím spojené. Nebudete muset dělat vůbec nic ručně.
