BCCing sami je velmi užitečná věc pro sledování e-mailů. Pokud chcete mít e-mail, který jste odeslali ve vaší doručené poště, obvykle za účelem sledování, přidejte svou vlastní e-mailovou adresu jako BCC tou pravou volbou. Lidé to však často ignorují, když odesílají důležitý e-mail, což vede k tomu, že zapomínají sledovat. To může snadno vést k problémům v řadě.
Naštěstí existuje způsob, jak se automaticky BCC sami při každém odeslání e-mailu, což je jistý způsob, jak zajistit, že budete sledovat každý e-mail. Zapnutí automatického vlastního BCCingu však není jednoduché. To zahrnuje vytvoření pravidla v aplikaci Outlook.
Spravovat pravidla a upozornění
Auto BCC a CC je v aplikaci Outlook velká věc. I když budete muset stáhnout nový doplněk pro svůj e-mailový účet založený na prohlížeči, abyste toho dosáhli, aplikace Microsoft Outlook umožňuje vytvořit pravidlo. Funkce pravidel se nachází pod možností nabídky Spravovat pravidla a upozornění v horní střední části obrazovky, na kartě Domů, pod ikonou Pravidla .
Klikněte na Spravovat pravidla a upozornění a zobrazí se nové okno, které vám dává možnost vytvořit nové pravidlo. V levém horním rohu tohoto okna klikněte na Nové pravidlo . Uvidíte 3 kategorie: Zůstaňte organizovaní, Zůstaňte v obraze a Začněte od prázdného pravidla . Vyberte Použít pravidlo na zprávy, které posílám, v části Spustit z prázdné kategorie pravidel .
Podmínky
V okně Průvodce pravidly si můžete vybrat, jaké e-maily vám budou zasílány jako BCC. Například kontrolou konkrétních slov v možnostech předmětu vytváříte automatické pravidlo BCC pro e-maily s určitými slovy, která zmiňujete.
Protože jste ten, kdo e-mail odesílá, můžete pomocí této chytré možnosti automaticky třídit e-maily. Do seznamu konkrétních slov můžete přidat slovo „Follow-up“ a označit e-maily, které toto slovo potřebují sledovat.
Existuje také mnoho dalších zajímavých podmínek, které můžete nastavit pro své e-maily. Pokud chcete, aby všechny e-maily, které odesíláte, byly uloženy ve vaší doručené poště jako BCC, stačí kliknout na tlačítko Další, aniž byste zaškrtli některou z uvedených polí.
Výjimky
Výjimky jsou v zásadě opakem podmínek zde. Jak jste pravděpodobně uhodli, zde nastíníte situace, ve kterých se nechcete zahrnout jako BCC. Mohli byste následovat stejný příklad shora a použít výjimku, pokud předmět obsahuje konkrétní slova . V tomto příkladu můžete použít příkaz „non-follow-up“, ale může to způsobit nepořádek a dokonce chybu, protože následná slova jsou již součástí vašich podmínek.
Pravděpodobně jste lepší, s výjimkou případů, kdy jsou zasláni lidem nebo veřejným skupinám, nebo s výjimkou případů, kdy jsou přiřazeny k výjimkám jakékoli kategorie .
Akce
Zde „programujete“ akce, na které se toto pravidlo vztahuje. To znamená, že si zde vyberete, co se stane s e-maily, pro které jste nastavili podmínky. Chcete se ujistit, že váš e-mail odeslaný skončí ve vaší doručené poště, ale bohužel zde neexistuje přímá automatizace příkazů BCC. To neznamená, že nemůžete napodobit BCC.
Nejprve vyberte Cc zprávu lidem nebo veřejným skupinám v kroku Akce Průvodce pravidly. Nyní klikněte na lidi nebo veřejnou skupinu a zadejte svou e-mailovou adresu. Takto zajistíte, že e-mail, který odešlete a který splňuje stanovené podmínky, skončí ve vaší doručené poště. Pokud nechcete, aby se vaše e-mailová adresa zobrazovala ve vámi odeslaných e-mailech, zaškrtněte v prvním kroku možnost Přesunout kopii do určené složky, klikněte na odkaz Určená složka a vyberte doručenou poštu.
BCC ve vaší doručené poště
Vylepšením vlastního e-mailu podle vašich potřeb získáte ve své práci obrovskou výhodu. Zajistí, aby vaše doručená pošta byla jemně vytříděna a dobrá organizace byla nezbytná v každém oboru práce. Průvodce pravidly aplikace Outlook má samozřejmě více případů použití, než jen nastavení automatického BCC. Důležité je však pečlivě naplánovat věci a zajistit, aby se výjimky a podmínky nepřekrývaly a aby zahrnovaly správné typy e-mailů.
Správně vytvořená pravidla automatického BCC vám mohou pomoci při třídění doručené pošty. Pokud to však uděláte špatně, můžete zaplavit svou doručenou poštu, vytvořit a ještě větší problém než ten, který jste se rozhodli vyřešit.
Používáte automatické BCC v aplikaci Outlook? Jak jste to nastavili? Jaké výjimky a podmínky používáte a jaká další pravidla jste vytvořili?
