Jak automaticky abecedovat v listech google

Tabulky Google a Microsoft Excel sdílejí mnoho podobných funkcí. Ti, kteří jsou s Excelem lépe obeznámeni, zjistí, že ačkoli většina funkcí je stejná, jejich lokalizace v Tabulkách Google se může stát překážkou při seznámení se s programem.

Viz také náš článek Jak aplikovat vzorce na celé sloupce v Tabulkách Google

Schopnost třídit a filtrovat data, abecedně nebo číselně, je jednou z nejčastěji používaných funkcí v aplikaci Microsoft Excel. Totéž lze říci i v Tabulkách Google. Způsob, jak pokračovat v provádění úkolu, se však může trochu lišit.

"Jsem s Excelem lépe obeznámen, ale můj šéf chce, abychom teď používali Tabulky Google." Organizace tabulek je součástí práce. Můžete pomoci?"

Velká část o Tabulkách, stejně jako Excel, se nebudete muset starat o ruční úpravy, pokud si přejete třídit nebo filtrovat data. Existuje způsob, jak je automaticky třídit podle sloupců pomocí funkcí uvedených na kartách nebo pomocí vzorce, který můžete umístit přímo do buňky.

Automaticky organizovat Tabulky Google abecedně

Rychlé odkazy

• Automaticky organizovat Tabulky Google abecedně
  • Třídění dat a použití filtrů
    • Třídění dat
    • Filtrování dat
    • Použití filtrů uvnitř tabulky Google
    • Vytvoření pohledu filtru
  • Tabulky Google: Abecední řazení na ploše
    • Abecedně třídit data automaticky pomocí vzorce
  • Tabulky Google: Abecední řazení na mobilním zařízení

Následující kroky podrobně popisují, jak můžete automaticky uspořádat svá data Google Sheet. Zaměřím se na to, jak to provést abecedně, ale stejné informace lze použít i v případě, že byste raději data uspořádali číselně.

Než však přistoupíme ke konečnému cíli, rád bych se trochu více seznámil s tím, jaký je rozdíl mezi tříděním a filtrováním, jak použít některou z možností pro jakoukoli situaci, pro kterou je můžete potřebovat, a také projít zobrazení filtrů.

Pokud jste již dobře rozuměli třídění a filtrování a rádi byste se dostali k automatické abecedě, můžete článek přeskočit dále. Pro všechny ostatní, kteří by se chtěli něco naučit, musíme toho hodně pokrýt, takže začněme.

Třídění dat a použití filtrů

Při analýze a práci v Tabulkách Google se začne hromadit stále více obsahu. To je situace, kdy se schopnost organizovat informace stává mnohem důležitější. Tabulky Google umožňují reorganizovat tyto informace tříděním a použitím filtrů. Můžete to udělat abecedně i číselně, volba je na vás. Můžete také použít filtr, abyste zúžili data a dokonce skryli vybrané části před zobrazením.

Třídění dat

Řazení dat:

1. Z prohlížeče (preferován Google Chrome) otevřete tabulku v Tabulkách Google.
2. Zvýrazněte buňku nebo buňky, které chcete třídit.
   • Kliknutím levým tlačítkem myši na jednu buňku ji zvýrazníte. U více buněk klikněte levým tlačítkem na počáteční buňku. Podržte stisknutou klávesu Shift a potom klepněte levým tlačítkem myši na koncovou buňku.
   • Více buněk lze také vybrat kliknutím levým tlačítkem na buňku a přidržením klávesy Ctrl a levým kliknutím na jinou buňku. To pomáhá, pokud buňky, které chcete třídit, nejsou sekvenční.
   • Chcete-li vybrat celý list, klepněte na levý horní roh listu nebo stiskněte kombinaci kláves Ctrl + A současně.
3. Dále klikněte na záložku „Data“ a z možností vyberte Sort Range… .
4. Pokud mají vaše sloupce v rozbalovacím okně tituly, zaškrtněte políčko vedle řádku Data má záhlaví .
5. Vyberte sloupec, který chcete nejprve seřadit, změnou položky „Seřadit podle“ do tohoto sloupce. Potom vyberte pořadí třídění kliknutím na radiální AZ pro sestupné nebo ZA pro vzestupné.
   • Pokud máte další pravidlo třídění, které chcete použít, klikněte na Přidat další sloupec řazení . Pořadí vašich pravidel určí, jak se třídění provádí.
   • Klepnutím na ikonu koše napravo od pravidla ji můžete smazat.
6. Dokončete kliknutím na tlačítko Seřadit a váš rozsah bude seřazen podle vašich pravidel.

Filtrování dat

Přidání filtrů k vašim datům vám umožní skrýt data, která nechcete vidět. Po vypnutí filtru budete stále moci zobrazit všechna svá data. Filtry i zobrazení filtrů pomáhají analyzovat sady dat v tabulkách.

Filtry jsou upřednostňovány, když:

• Každý, kdo přistupuje k vaší tabulce, zobrazí při otevření konkrétní filtr.
• Chcete, aby viditelná data zůstala po použití filtru setříděna.

Zatímco zobrazení filtrů je užitečnější, pokud:

• Chcete pojmenovat a uložit více pohledů.
• Pro ostatní, kteří používají tabulku, je potřeba více zobrazení. Filtry jsou zapnuty jednotlivým uživatelem, což jim umožňuje prohlížet různé filtry současně s tím, že tabulku může používat i někdo jiný.
• Sdílení různých filtrů s lidmi je důležité. Různým osobám, které pracují na tabulce, mohou být zasílány různé odkazy na zobrazení filtru, které poskytují každému, kdo pracuje na tabulce, nejdůležitější informace specifické pro jednotlivce.

Nezapomeňte, že filtry lze podle potřeby importovat a exportovat, zatímco zobrazení filtrů to nelze.

Použití filtrů uvnitř tabulky Google

Po přidání filtru do tabulky může filtry zobrazit i kdokoli jiný, kdo tuto tabulku prohlíží. To také znamená, že filtr může změnit kdokoli s oprávněním k úpravám. Filtr je skvělý způsob, jak dočasně skrýt data v tabulce.

Filtrování dat:

1. Z prohlížeče (preferován Google Chrome) otevřete tabulku v Tabulkách Google.
2. Vyberte oblast buněk, kterou chcete filtrovat, pomocí stejných metod, jaké jsou podrobně popsány v tomto článku v části Třídění dat .
3. Klikněte na kartu „Data“ a poté vyberte Vytvořit filtr . Tím umístíte ikonu filtru do první buňky zvoleného rozsahu. Všechny buňky v rozsahu filtru budou uzavřeny v zeleném rámečku.
4. Kliknutím na ikonu Filtr se zobrazí následující možnosti filtru:
   • Filtrovat podle podmínek - Vyberte si ze seznamu podmínek nebo napište vlastní. Například pokud je buňka prázdná, pokud jsou data menší než určité číslo nebo pokud text obsahuje určité písmeno nebo frázi.
   • Filtrovat podle hodnot - Zrušte zaškrtnutí všech datových bodů, které chcete skrýt, a klikněte na OK. Pokud chcete vybrat všechny datové body, klikněte na Vybrat vše . Můžete také zrušit zaškrtnutí všech datových bodů kliknutím na Vymazat.
   • Hledat - Hledání datových bodů zadáním do vyhledávacího pole. Například zadáním „J“ se váš seznam zkrátí na jména, která začínají na J.
5. Chcete-li filtr deaktivovat, klikněte znovu na kartu „Data“ a vyberte možnost Vypnout filtr .
   • Data lze třídit, zatímco je filtr na místě a povolen.
   • Při výběru třídění budou tříděna pouze data ve filtrovaném rozsahu.

Vytvoření pohledu filtru

Postup vytvoření, uložení nebo odstranění zobrazení filtru:

1. Z prohlížeče (preferován Google Chrome) otevřete tabulku v Tabulkách Google.
2. Klikněte na kartu „Data“ a poté vyberte možnost Filtrovat pohledy … a poté Vytvořit nový pohled filtru .
3. Zobrazení filtru se automaticky uloží. Nyní můžete třídit a filtrovat libovolná data, která si přejete.
4. Zavřete zobrazení filtru kliknutím na „X“ v pravém horním rohu tabulky.
5. Kliknutím na ikonu Ozubené kolo v pravé horní části tabulky zobrazíte jednu z následujících možností:
   • Přejmenovat - změna názvu zobrazení filtru.
   • Rozsah aktualizací - To není tak důležité, jak to můžete udělat přímo v samotném zobrazení filtru. Umožňuje změnit rozsah buněk vybraných pro zobrazení filtru.
   • Duplikovat - Vytvoří identickou kopii s aktuálním zobrazením filtru.
   • Odstranit - Odstranění zobrazení filtru.

Tabulky Google: Abecední řazení na ploše

Řazení rozsahu buněk podle abecedy na ploše:

1. Z prohlížeče (preferován Google Chrome) otevřete tabulku v Tabulkách Google.
2. Vyberte data, která chcete seřadit po jednom sloupci. To je důležité, aby nedošlo k přeskupení jiných částí tabulky, které nemusí korelovat s požadovaným rozsahem.
   • Zvýrazněte horní buňku ve sloupci vašich dat až do konečné buňky.
3. Klikněte na kartu „Data“ a vyberte jednu z následujících možností:
   • Seřadit rozsah podle sloupce, A → Z - Tímto se všechna vybraná data v rozsahu seřadí do abecedního pořadí bez narušení ostatních oblastí tabulky.
   • Třídit list podle sloupce, A → Z - Tím se upraví všechna data v tabulce abecedně ve vztahu k zvýrazněnému rozsahu dat.
4. V obou případech by měla být vaše data nově uspořádána v abecedním pořadí.
   • Pokud máte pocit, že jste udělali chybu, můžete ji snadno opravit stisknutím kláves Ctrl + Z (Windows) nebo ⌘ Command + Z (Mac), abyste zrušili nejnovější třídění dat.

Abecedně třídit data automaticky pomocí vzorce

Ačkoli předchozí kroky lze považovat za automatické, je zde stále ještě trochu ručního zadávání. To je naprosto přijatelné pro většinu uživatelů tabulky, kteří nechtějí být příliš techničtí se vzorci a funkcemi.

Existují však i někteří, kteří by upřednostňovali více „plně automatický“ přístup k situaci v abecedním pořadí údajů. Možná budete chtít, aby byla data automaticky tříděna do sloupce. To znamená, že pokaždé, když jsou do sloupce vloženy nové informace, budou data automaticky aktualizována abecedně, aniž by došlo k narušení zbývající tabulky.

Automatické řazení dat sloupce podle abecedy:

1. Z prohlížeče (preferován Google Chrome) otevřete tabulku v Tabulkách Google.
2. Zvýrazněte buňku, která zobrazí výsledky pro data, která chcete automaticky abecedně.
3. Uvnitř buňky zadejte následující vzorec = sort (A2: B, 1, TRUE) a stiskněte klávesu Enter .
   • A2: B je požadovaný rozsah dat, který je třeba třídit. Upravte ji podle vlastních potřeb tabulky.
   • Číslo 1 označuje číslo sloupce, na kterém budou tříděná data založena. Znovu jej upravte podle potřeb tabulky.
   • Data ve vzorci jsou automaticky řazena vzestupně. Chcete-li data seřadit v sestupném pořadí, změňte TRUE na false .

Veškerá nová nebo upravená data zadaná do sloupce budou nyní automaticky tříděna.

Tabulky Google: Abecední řazení na mobilním zařízení

Chcete-li v mobilním zařízení abecedně uspořádat oblast buněk:

1. Spusťte aplikaci Tabulky Google (Android / iOS) a přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů.
2. Vyberte list Google, který chcete upravit klepnutím na tabulku. Možná budete muset vyhledat, pokud máte uloženo více listů.
3. Vyhledejte sloupec s údaji, které chcete abecedně uspořádat, a klepněte na písmeno tohoto sloupce. Najdete ji v horní části sloupce. Tím se zvýrazní všechna data sloupce.
4. Dalším klepnutím na písmeno vyvoláte malou nabídku.
5. V nabídce klepněte na šipku „Více“, dokud nenajdete možnost Seřadit A - Z.
   • Pokud používáte mobilní zařízení Android, musíte klepnout na ikonu, která vypadá jako tři svisle (nebo vodorovně v závislosti na verzi) naskládaných bodů. Přejděte dolů, dokud nenajdete možnost Seřadit A - Z.

Když klepnete na Třídit A - Z, data ve sloupci budou uspořádána abecedně.