Význam těchto dvou termínů mohl být pro všechny zřejmý, když jsme poprvé začali používat e-mail, ale dnes jsou již zastaralí. CC i BCC jsou způsoby zasílání kopií stejného e-mailu více příjemcům. CC znamená „Carbon Copy“ a BCC znamená „Blind Carbon Copy“. Rozdíl mezi nimi je, že každý příjemce může vidět adresy, které přidáte do pole CC, zatímco adresy v poli BCC nejsou viditelné pro žádné.
Viz také náš článek Nejlepší poskytovatelé bezplatných e-mailových služeb
Pole tří příjemců
Stejně snadné je přidat e-mailové adresy lidí do některého z těchto polí. Vždy byste však měli zvážit, kdo potřebuje konkrétní e-mail a jak. To záleží na věcech, jako jsou vaše vztahy, organizace, pro kterou pracujete, její kultura a umístění.
Lidé často používají tato pole nevhodně. To činí účel e-mailu méně komplexním pro ty, kteří jej obdrží. Pokud je však používáte správně, může to příjemcům pomoci zjistit, zda by čtení e-mailů mělo být mezi jejich prioritami či nikoli.
Adresy můžete zadat do následujících tří polí:
Komu - Příjemci v tomto poli jsou hlavní publikum zprávy.
CC - Tito příjemci obdrží kopii zprávy, takže je téměř stejná jako přidávání lidí do pole Komu.
BCC - Odesílatel může diskrétně informovat ostatní jednotlivce o probíhající komunikaci. Jejich další adresy neuvidí nikdo jiný.
Lidé také používají BCC, když nechtějí zaměňovat ostatní se šíleně dlouhým seznamem adres. Navíc je to dobrá volba, když se příjemci nemusí nutně vzájemně poznat. Je také důležité si uvědomit, že ani ti z CC, ani BCC neuvidí žádnou z odpovědí ostatních příjemců.
Jak používat pole Komu
Pokud chcete oslovit osm lidí, můžete do pole Komu vložit jednu adresu a zbývajících sedm do pole CC. Můžete však také umístit všech osm z nich do pole Komu. To nijak nijak nezmění, protože všichni obdrží stejný e-mail. Budou moci vidět i ostatní příjemce.
Pokud však praktikujete správnou e-mailovou etiketu, věci jsou trochu jiné. V takovém případě byste měli přidat pouze příjemce, kterých se vaše zpráva přímo týká. Pokud tedy chcete požádat určité osoby, aby podnikly nějaké kroky, vložte je do pole Komu. Na začátek e-mailu by měla být uvedena jména toho, koho tam umístíte. Stačilo by něco jednoduchého jako „Drahá Andrea, Samantha a John“.
Stručně řečeno, pomocí pole Komu zacílíte na ty, kteří chcete naléhat na akci.
Jak používat pole CC
Při vkládání adres do pole CC bude seznam, který vytvoříte, viditelný pro všechny příjemce. Hlavní funkcí pole CC je informovat ostatní příjemce, že tato konkrétní komunikace probíhá. Pokud do tohoto pole vložíte adresu, je to jako říct „pouze pro informaci“. V takovém případě byste měli od příjemců očekávat pouze odpověď „dobré vědět“.
Kromě toho lidé také označují CC jako „zdvořilou kopii“.
Jak používat pole BCC
Adresu kohokoli, koho umístíte do pole BCC, neuvidí žádný z příjemců v polích To a CC. Pokud chcete, aby někdo viděl obsah e-mailu, ale neučinil žádné kroky, přidejte jeho adresu do BCC. Je také vhodné použít, když chcete sdílet stejné informace se skupinou lidí najednou, ale nechcete, aby někdo z nich viděl, kdo je přijímá.
Pole BCC je také velmi užitečné v citlivých situacích nebo argumentech. Je to tajný způsob, jak nechat někoho jiného poslouchat, aniž by o tom příjemce věděl. Například můžete přidat adresu svého správce do pole BCC, když zákazník požaduje vrácení peněz.
Jak používat tlačítko Odpovědět všem
Pokud jste příjemcem e-mailu a chcete odpovědět jeho odesílateli, máte dvě možnosti - Odpovědět a Odpovědět všem. Tlačítko Odpovědět umožňuje přímou odpověď na odesílatele, aby vaši zprávu nemohli vidět žádní další příjemci. K dispozici je také tlačítko Odpovědět všem, které automaticky odešle vaši odpověď všem příjemcům, jejichž adresy jsou v polích Komu a CC.
Ačkoli je to vhodné, tlačítko Odpovědět všem není vždy dobrá volba. Tuto zprávu byste měli používat pouze v případě, že je důležité, aby vaši zprávu dostali všichni příjemci.
Většina uživatelů na toto tlačítko klepne nebo na něj klepne, aniž by si to uvědomili. To může být docela nepříjemné pro příjemce, kteří o vaši odpověď nemají zájem. Kliknutí na toto tlačítko náhodou může být také velmi trapné, zejména pokud sdílíte osobní údaje s odesílatelem a nechcete, aby si ho přečetli ostatní účastníci. Pozor na to, jak tuto funkci používáte, může tedy všem frustrovaným ušetřit spoustu frustrace.
Tlačítko Odpovědět všem používejte pouze v případě, že je naprosto nezbytné, aby původní odpověď a všichni ostatní na seznamu příjemců viděli vaši odpověď. Dobrým příkladem toho jsou skupinové diskuse o pracovních projektech.
Nepoužívejte možnost Odpovědět všem, když:
- Existuje alespoň jeden příjemce, který vaši odpověď nemusí vidět
- Vaše zpráva je něco velmi jednoduchého, například „Dobře“ nebo „Děkuji!“
Co byste měli mít na paměti
Nezapomeňte neustále sledovat, komu odesíláte e-mail a proč. Opatrně použijte pole Komu, CC a BCC a vaše e-mailová etiketa se výrazně zlepší.
Měli byste také sledovat, zda jste adresát (Komu) nebo zda jste obdrželi kopii (CC). Tímto způsobem se můžete rozhodnout, zda e-mail vyžaduje vaši okamžitou pozornost nebo ne.
Při odpovídání na e-maily je vždy nejlepší poslat standardní odpověď a přidat další příjemce ručně. Pro usnadnění je také můžete zkopírovat jejich adresy z původního e-mailu. V každém případě se však před stisknutím tlačítka „Odeslat“ seznam příjemců znovu zkontrolujte.
